سی آر ام برای مدیریت فرایندهای کاری
CRM24 برای مدیریت فرایندهای کاری (workflow)
مدیریت فرایندهای کاری با CRM24؛ هر کار، در مسیر درست خودش
با CRM24 میتوانید فرایندهای کاری سازمان را از حالت دستی، پراکنده و وابسته به افراد خارج کنید و برای هر درخواست، وظیفه یا تأییدیه، یک مسیر مشخص، قابل پیگیری و قابل گزارش بسازید.
یک فرایند کاری در CRM24 چطور جلو میرود؟
هر فرایند در CRM24 میتواند از یک فرم، درخواست داخلی، درخواست مشتری، تغییر وضعیت یا ثبت دستی شروع شود و تا مرحله نهایی قابل ردیابی بماند.
قبل و بعد از مدیریت فرایندهای کاری با CRM24
- اطلاعات مشتریان در گوشی، اکسل و پیامها پخش است
- پیگیریها وابسته به حافظه افراد است
- گزارش فروش دقیق وجود ندارد
- مشتریهای بالقوه فراموش میشوند
- مدیر دید روشنی از وضعیت فروش ندارد
- با افزایش مشتریان، بینظمی بیشتر میشود
- اطلاعات مشتریان در یک سیستم متمرکز است
- هر پیگیری زمان و مسئول مشخص دارد
- گزارش ساده فروش و مشتریان قابل مشاهده است
- فرصتهای فروش بهتر پیگیری میشوند
- مدیر میداند هر مشتری در چه مرحلهای است
- کسبوکار برای رشد آمادهتر میشود
وقتی فرایندها مشخص نباشند، کارها بین افراد گم میشود!
در بسیاری از سازمانها، کارها از طریق پیامرسان، تماس، فایل اکسل یا صحبتهای شفاهی جلو میروند. ممکن است یک درخواست ثبت شود، اما مشخص نباشد الان دست چه کسی است، چه کسی باید تأیید کند، چه زمانی باید پیگیری شود و چرا کار عقب افتاده است.
فرایندهای دستی و شفاهی
کارها بدون مسیر ثابت و وابسته به حافظه افراد انجام میشوند.
کارها بدون مسیر ثابت انجام میشوند.
نامشخص بودن مسئول هر مرحله
تیمها نمیدانند کار الان باید توسط چه کسی پیگیری شود.
مسئول پیگیری هر مرحله مشخص نیست.
تأییدیههای زمانبر
درخواستها برای تأیید بین افراد و واحدها جابهجا میشوند.
تأییدها بین افراد و واحدها جابهجا میشوند.
نبود ردیابی وضعیت
مدیر نمیداند هر فرایند در چه مرحلهای متوقف شده است.
مرحله توقف فرایند مشخص نیست.
نبود هشدار و یادآوری
پیگیری کارهای حساس از زمان استاندارد عبور میکند.
کارهای حساس بدون هشدار میمانند.
نبود گزارش فرایندی
زمان انجام مراحل، تعداد درخواستها و عملکرد فرایندها قابل اندازهگیری نیست.
زمان و عملکرد فرایند قابل اندازهگیری نیست.
CRM24 در مدیریت فرایندهای کاری دقیقاً کجا کمک میکند؟
CRM24 کمک میکند فرایندهای کاری سازمان از حالت دستی، پراکنده و وابسته به افراد خارج شوند و برای هر درخواست، وظیفه یا تأییدیه، یک مسیر مشخص، قابل پیگیری و قابل گزارش ساخته شود.
ثبت سفارشها و درخواستها
سفارشها، درخواستها، توضیحات مشتری و وضعیت انجام کار قابل ثبت و پیگیری هستند.
یادآوری تماس و پیگیری
برای هر مشتری میتوان زمان تماس بعدی، جلسه، ارسال پیشفاکتور یا پیگیری مجدد تعریف کرد.
مدیریت سرنخ و فرصت فروش
هر مشتری بالقوه از لحظه ورود تا تماس، مذاکره، پیشنهاد قیمت و خرید نهایی قابل پیگیری است.
مدیریت اطلاعات مشتریان
ثبت اطلاعات تماس، نیازها، سوابق گفتگو، خریدها، فایلها و توضیحات هر مشتری در یک پرونده مشخص.
خدمات پس از فروش ساده
درخواستها و پیگیریهای بعد از خرید در پرونده مشتری ثبت میشوند تا ارتباط با مشتری قطع نشود.
فرمهای سایت و ثبت لید
درخواستهای ورودی از سایت یا فرمها میتوانند بهعنوان سرنخ در CRM ثبت شوند.
هماهنگی تیم کوچک
حتی اگر تیم ۲ یا ۵ نفره باشد، هر فرد میتواند وظایف، مشتریان و پیگیریهای خودش را ببیند.
گزارش فروش و فعالیتها
مدیر کسبوکار میتواند ببیند چند مشتری جدید آمده، چند پیگیری باز وجود دارد و فروش در چه وضعیتی است.
امکاناتی که فرایندهای کاری شما را قابل کنترل میکند
طراحی گردش کار اختصاصی
برای هر فرایند میتوانید مراحل، وضعیتها، مسئولها و مسیر ارجاع تعریف کنید.
ارجاع خودکار وظایف
درخواستها و کارها بر اساس قوانین مشخص به فرد یا واحد مناسب ارسال میشوند.
تعریف تأییدیهها
فرایندهایی مثل تأیید فاکتور، تخفیف یا درخواست داخلی قابل طراحی هستند.
یادآوری و هشدار تأخیر
برای هر مرحله، زمان پاسخگویی، یادآوری و هشدار عقبافتادگی تعریف میشود.
فرمهای قابل شخصیسازی
اطلاعات موردنیاز هر فرایند با فرمها و فیلدهای اختصاصی جمعآوری میشود.
سطح دسترسی و نقشها
مشخص میشود هر کاربر چه چیزی را ببیند، ویرایش کند یا در کدام مرحله اقدام کند.
گزارش عملکرد فرایندها
مدیران میتوانند مدت زمان هر فرایند، درخواستهای معطل و گلوگاهها را ببینند.
اتصال به بخشهای دیگر CRM
فرایندها میتوانند با فروش، پشتیبانی، مشتریان، فرمها، فاکتورها یا پروژهها مرتبط شوند.
سناریوهای واقعی استفاده از CRM24 در فرایندهای کاری
خودکارسازی باشگاه مشتریان
مشتریان بر اساس تاریخ و حجم خرید دستهبندی میشوند و برای هر گروه، پیام، پیشنهاد یا کد تخفیف بهصورت خودکار ارسال میشود.
رسیدگی به درخواست مشتری
درخواست مشتری بر اساس نوع موضوع به واحد مرتبط ارجاع داده میشود و زمان پاسخگویی کنترل میگردد.
تأیید فاکتور یا پیشفاکتور
فاکتور برای تأیید به مدیر یا واحد مالی ارسال میشود و بعد از تأیید وارد مرحله ارسال یا پیگیری پرداخت میشود.
درخواست داخلی کارکنان
کارکنان درخواست خود را ثبت میکنند، درخواست به واحد مرتبط ارجاع میشود و نتیجه قابل پیگیری است.
تحویل پروژه یا خدمت
پس از فروش، کار به تیم اجرا یا پشتیبانی منتقل میشود و مراحل تحویل، بررسی و تکمیل قابل ردیابی میماند.
پیگیری کارهای عقبافتاده
کارهایی که از زمان مشخص عبور کردهاند، به صورت خودکار هشدار دریافت میکنند یا به مدیر مربوطه اطلاع داده میشوند.
مدیریت فرایندهای کاری چه تفاوتی با اتوماسیون اداری دارد؟
اتوماسیون اداری بیشتر روی نظمدهی به کارهای اداری، ارجاعها، مکاتبات و وظایف داخلی تمرکز دارد. اما مدیریت فرایندهای کاری گستردهتر است و میتواند هر مسیر کاری تکرارشونده در سازمان را پوشش دهد.
مدیریت فرایندهای کاری
مناسب برای طراحی Workflowهای بینواحدی، شرطی و قابل گزارش.
- طراحی Workflow اختصاصی
- تعریف شرط، مرحله و وضعیت
- کنترل تأییدیهها
- گزارش گلوگاهها و تأخیرها
- مناسب فرایندهای بینواحدی
اتوماسیون اداری
مناسب برای نظمدهی به امور اداری روزمره و پیگیری وظایف داخلی.
- ارجاع کارها
- پیگیری وظایف داخلی
- نظم در مکاتبات
- پیگیری درخواستها
- مناسب امور اداری روزمره
پیادهسازی CRM24 برای فرایندهای کاری چطور انجام میشود؟
شناسایی فرایندهای مهم
فرایندهایی که بیشترین تکرار، خطا، تأخیر یا وابستگی به افراد دارند شناسایی میشوند.
طراحی مسیر فرایند
مراحل، وضعیتها، نقشها، مسئولها، تأییدکنندهها و خروجی هر مرحله مشخص میشود.
ساخت فرم و فیلدهای اختصاصی
اطلاعاتی که برای اجرای هر فرایند لازم است، با فرمها و فیلدهای مناسب تعریف میشود.
تعریف ارجاع، هشدار و دسترسی
مشخص میشود هر درخواست به چه کسی ارجاع شود، چه زمانی هشدار بگیرد و چه کسانی دسترسی داشته باشند.
آموزش تیمها
کاربران یاد میگیرند چطور درخواست ثبت کنند، وضعیت را تغییر دهند، تأیید کنند و گزارش بگیرند.
بهینهسازی بعد از اجرا
بعد از شروع استفاده، گزارشها بررسی میشود و فرایندها بر اساس داده واقعی اصلاح میشوند.
پاسخ به سوالات شما
آیا مدیریت فرایندهای کاری فقط برای سازمانهای بزرگ مناسب است؟
خیر. هر کسبوکاری که کارهای تکرارشونده، تأییدیه، ارجاع، پیگیری یا چند واحد درگیر در یک فرایند دارد، میتواند از مدیریت فرایندهای کاری استفاده کند.
آیا میتوان فرایندها را بر اساس مدل کاری خودمان طراحی کرد؟
بله. مراحل، وضعیتها، فیلدها، مسئولها، سطح دسترسی و مسیر ارجاع میتوانند متناسب با ساختار سازمان شما تعریف شوند.
آیا امکان تعریف تأییدیه چندمرحلهای وجود دارد؟
بله. برای فرایندهایی مثل تأیید فاکتور، تأیید تخفیف، تأیید درخواست داخلی یا تأیید اقدام بعدی میتوان مسیر مرحلهای طراحی کرد.
آیا CRM24 میتواند برای کارهای عقبافتاده هشدار بدهد؟
بله. برای هر مرحله میتوان زمان پاسخگویی، یادآوری و هشدار تأخیر تعریف کرد.
تفاوت مدیریت فرایندهای کاری با اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری بیشتر روی امور اداری، ارجاعها و مکاتبات تمرکز دارد؛ اما مدیریت فرایندهای کاری برای طراحی و کنترل هر Workflow تکرارشونده در سازمان استفاده میشود.
آیا گزارشگیری از فرایندها امکانپذیر است؟
بله. مدیران میتوانند وضعیت فرایندها، تعداد درخواستها، زمان انجام هر مرحله، کارهای عقبافتاده و گلوگاههای سازمان را بررسی کنند.
شروع هدفمند
فرایندهای کاری سازمان شما هنوز دستی و پراکنده است؟
کارشناسان CRM24 فرایندهای فعلی شما را بررسی میکنند و پیشنهاد میدهند کدام مسیرها بهتر است در CRM24 طراحی و خودکارسازی شوند.
امکانات و ویژگیهای CRM24
مجموعهای کامل از ابزارها برای مدیریت فروش، بازاریابی و ارتباط با مشتریان