سی آر ام برای اتوماسیون اداری
CRM24 برای اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری CRM24؛ نظم بیشتر در کارهای داخلی سازمان
با اتوماسیون اداری در CRM24، درخواستها، ارجاعها، وظایف داخلی، پیگیریها و مکاتبات سازمانی از حالت پراکنده خارج میشوند و در یک مسیر شفاف، قابل پیگیری و قابل گزارش مدیریت میشوند.
یک کار اداری در CRM24 چطور مدیریت میشود؟
هر درخواست داخلی، وظیفه یا ارجاع اداری در CRM24 از لحظه ثبت تا انجام یا ارجاع مجدد قابل پیگیری میماند.
قبل و بعد از اتوماسیون اداری با CRM24
- درخواستها در پیامها گم میشوند.
- مسئول هر کار مشخص نیست.
- پیگیریها دستی و زمانبر است.
- توضیحات و سوابق پراکندهاند.
- مدیر دید دقیقی از کارها ندارد.
- کارهای اداری وابسته به افراد است.
- درخواستها در سیستم ثبت میشوند.
- هر کار مسئول مشخص دارد.
- وضعیت هر کار قابل مشاهده است.
- سوابق هر کار ذخیره میشود.
- گزارش کارهای باز و عقبافتاده در دسترس است.
- کارها ساختارمند و قابل پیگیری میشوند.
وقتی کارهای اداری دستی جلو بروند، پیگیریها سخت و زمانبر میشوند
در بسیاری از شرکتها، کارهای اداری از طریق تماس، پیامرسان، فایل اکسل یا گفتوگوهای پراکنده انجام میشود. یک درخواست ممکن است ثبت شود، اما مشخص نباشد چه کسی مسئول آن است، چه زمانی باید انجام شود و الان در چه وضعیتی قرار دارد.
کارهای اداری تکراری
بخش زیادی از زمان تیم صرف کارهای تکراری، یادآوری و پیگیری دستی میشود.
یادآوری و پیگیری دستی زمان تیم را میگیرد.
درخواستهای پراکنده
درخواستهای داخلی در چند ابزار و چند مسیر مختلف ثبت یا پیگیری میشوند.
درخواستها در چند ابزار و مسیر ثبت میشوند.
ارجاع شفاهی کارها
کارها در تماس، پیام یا صحبتهای شفاهی منتقل میشوند و مسیر مشخصی ندارند.
کارها شفاهی منتقل میشوند و مسیر مشخصی ندارند.
گم شدن وظایف در پیامرسان
پیامها زیاد میشوند و کارهای مهم بین مکالمات روزانه گم میشوند.
کارهای مهم بین پیامهای روزانه گم میشوند.
ثبت نشدن توضیحات و سوابق
پاسخها، تصمیمها و پیگیریها در جایی مشخص باقی نمیمانند.
پاسخها و پیگیریها جایی ثبت نمیشوند.
نامشخص بودن وضعیت کار
مدیر یا درخواستدهنده نمیداند کار در انتظار بررسی است یا در حال انجام.
وضعیت بررسی یا انجام کار روشن نیست.
CRM24 در اتوماسیون اداری دقیقاً کجا کمک میکند؟
اگر چند مورد از نشانههای فوق در کارهای داخلی شما وجود دارد، شروع از اتوماسیون اداری میتواند انتخاب مناسبی باشد.
ثبت ساختارمند درخواستها
درخواستهای داخلی، اداری و بینواحدی بهجای پیامهای پراکنده در یک مسیر مشخص ثبت میشوند.
تعیین مسئول هر کار
برای هر درخواست، مسئول رسیدگی، واحد مرتبط، وضعیت فعلی و تاریخ پیگیری مشخص میشود.
پیگیری وضعیت کارها
تیمها و مدیران میتوانند ببینند هر کار در چه مرحلهای است، نزد چه کسی مانده و چه زمانی باید انجام شود.
ثبت سوابق و تصمیمها
توضیحات، فایلها، پاسخها، تصمیمها و پیگیریهای هر درخواست در همان پرونده کاری ذخیره میشود.
کاهش کارهای تکراری
یادآوریها، ارجاعها و پیگیریهای اداری از حالت دستی خارج میشوند و زمان تیم کمتر هدر میرود.
امکاناتی برای نظمدهی به کارهای داخلی سازمان
کارتابل وظایف
هر کاربر وظایف، درخواستها و ارجاعهای مربوط به خودش را در یک کارتابل مشخص میبیند.
ارجاع کارها
وظایف و درخواستها به افراد یا واحدهای مرتبط ارجاع داده میشوند.
ثبت درخواستهای داخلی
درخواستهای اداری، منابع انسانی، مالی، پشتیبانی داخلی یا مدیریتی قابل ثبت و پیگیری هستند.
دستهبندی مراحل کار
برای هر کار میتوان وضعیتهایی مثل در انتظار بررسی، در حال انجام و تکمیلشده تعریف کرد.
یادآوری و پیگیری
برای کارهای مهم میتوان زمان پیگیری، یادآوری یا هشدار تأخیر تعریف کرد.
ثبت توضیحات و سوابق
تمام توضیحات، پاسخها و تغییر وضعیتها در سوابق همان کار باقی میماند.
سطح دسترسی
مشخص میشود هر کاربر به چه درخواستها، وظایف یا اطلاعاتی دسترسی داشته باشد.
گزارشگیری اداری
مدیران میتوانند حجم کارها، درخواستهای باز، کارهای عقبافتاده و عملکرد واحدها را بررسی کنند.
اتوماسیون اداری CRM24 برای چه کسبوکارهایی مناسب است؟
هر کسب و کاری که با مشتری، تماس، سفارش، پیگیری یا فروش سروکار دارد، میتواند از نرم افزار CRM برای اتوماسیون اداری استفاده کند.
شرکتهای دارای کار داخلی زیاد
برای شرکتهایی که کارهای داخلی زیادی بین واحدهای مختلف دارند.
سازمانهای وابسته به تماس و پیام
برای تیمهایی که هنوز وظایف و درخواستها را با پیامرسان، تماس یا اکسل پیگیری میکنند.
تیمهای نیازمند کارتابل
برای تیمهایی که نیاز به کارتابل، ارجاع و پیگیری وظایف روزانه دارند.
مدیران نیازمند شفافیت
برای مدیرانی که میخواهند وضعیت کارهای داخلی را شفافتر ببینند.
کاهش کاغذبازی
برای شرکتهایی که میخواهند کاغذبازی و کارهای دستی را کمتر کنند.
نیاز به سوابق و گزارش
برای کسبوکارهایی که به ثبت سوابق و گزارشگیری از کارهای اداری نیاز دارند.
اتوماسیون اداری چه تفاوتی با مدیریت فرایندهای کاری دارد؟
اتوماسیون اداری بیشتر روی نظمدهی به کارهای روزمره اداری، ارجاعها، وظایف داخلی، کارتابل و پیگیری درخواستها تمرکز دارد. اما مدیریت فرایندهای کاری برای طراحی Workflowهای پیچیدهتر، شرطی، چندمرحلهای و بینواحدی استفاده میشود.
اتوماسیون اداری
مناسب برای نظمدهی به امور اداری روزمره و پیگیری وظایف داخلی.
- کارتابل وظایف
- ارجاع کارها
- ثبت درخواستهای داخلی
- پیگیری وضعیت کارها
- کاهش کاغذبازی
مدیریت فرایندهای کاری
مناسب برای طراحی و کنترل Workflowهای پیچیدهتر و چندمرحلهای.
- طراحی Workflow اختصاصی
- تعریف شرط و مسیرهای چندمرحلهای
- کنترل تأییدیهها
- گزارش گلوگاهها
- فرایندهای بینواحدی پیچیده
پیادهسازی اتوماسیون اداری در CRM24 چطور انجام میشود؟
هدف این است که کارهای داخلی سازمان شما از حالت پراکنده خارج شود و در قالب کارتابل، ارجاع، وضعیت و گزارش قابل مدیریت باشد.
بررسی کارهای اداری فعلی
مشخص میشود چه کارهایی بیشتر تکرار میشوند و کدام مسیرها بیشترین بینظمی یا تأخیر را دارند.
تعریف انواع درخواستها
درخواستهای داخلی، ارجاعها، وظایف و موضوعات اداری دستهبندی میشوند.
طراحی کارتابل و وضعیتها
مشخص میشود هر کاربر چه وظایفی را ببیند و هر کار چه وضعیتهایی داشته باشد.
تنظیم ارجاع و دسترسی
مسیر ارجاع، مسئولها، واحدها و سطح دسترسی کاربران تعریف میشود.
آموزش کاربران
تیم یاد میگیرد چطور درخواست ثبت کند، کار را ارجاع دهد، وضعیت را تغییر دهد و گزارش بگیرد.
اصلاح و بهینهسازی
بعد از شروع استفاده، مسیرها بر اساس تجربه واقعی تیم اصلاح میشوند.
پاسخ به سوالات شما
آیا اتوماسیون اداری CRM24 جایگزین پیامرسان داخلی میشود؟
هدف اصلی این است که کارها و درخواستها از حالت پراکنده خارج شوند. پیامرسان ممکن است همچنان برای مکالمه استفاده شود، اما ثبت، ارجاع و پیگیری کارها بهتر است در سیستم انجام شود.
آیا میتوان برای هر واحد کارتابل جداگانه داشت؟
بله. میتوان وظایف و درخواستها را بر اساس نقش، واحد یا سطح دسترسی کاربران مدیریت کرد.
آیا امکان ثبت درخواستهای داخلی وجود دارد؟
بله. درخواستهای اداری، مالی، منابع انسانی، پشتیبانی داخلی یا مدیریتی میتوانند در سیستم ثبت و پیگیری شوند.
آیا امکان پیگیری کارهای عقبافتاده وجود دارد؟
بله. میتوان وضعیت کارهای باز، در حال انجام یا عقبافتاده را مشاهده کرد و برای آنها یادآوری یا پیگیری تعریف کرد.
تفاوت اتوماسیون اداری با مدیریت فرایندهای کاری چیست؟
اتوماسیون اداری برای نظمدهی به کارهای روزمره، کارتابل، ارجاعها و درخواستهای داخلی مناسب است. مدیریت فرایندهای کاری برای طراحی Workflowهای پیچیدهتر و چندمرحلهای استفاده میشود.
آیا امکان گزارشگیری از کارهای اداری وجود دارد؟
بله. مدیران میتوانند تعداد درخواستها، کارهای باز، وظایف انجامشده، کارهای عقبافتاده و وضعیت واحدها را بررسی کنند.
شروع هدفمند CRM
از کدام بخش اداری باید شروع کنید؟
ساختار فعلی کارهای داخلی سازمان شما بررسی میشود و مسیر مناسب برای شروع اتوماسیون اداری در CRM24 پیشنهاد میگردد.
امکانات و ویژگیهای CRM24
مجموعهای کامل از ابزارها برای مدیریت فروش، بازاریابی و ارتباط با مشتریان