تیکت چیست؟
مفهوم تیکت در CRM
با مطالعه مقاله نرم افزار پورتال مشتریان چیست با نحوه ی کار با پورتال و قابلیت های آن آشنا شوید.
اهمیت ثبت تیکت در CRM
فرآیند ثبت تیکت‌های مشتریان در نرم‌افزار CRM24
در صورتی که شما کاربر نرم افزار CRM24 باشید و بخواهید مشتریان شما از طریق تیکت با شما در ارتباط باشند مسیر هایی که در ادامه به آن اشاره می کنیم برای شما کاربرد دارد.
کاربران نرم افزار یا مشتری های شما به روش های مختلفی می توانند مشکلاتشان را به شما منتقل کنند. شرایطی را فرض کنید که به صورت تلفنی یا حضوری، موضوعی از نوع تیکت را با شما مطرح می کنند.
از طریق گزینه افزودن سریع در CRM24 به سادگی می توانید تیکت ایجاد کنید و مشخص کنید مربوط به کدام شخص یا سازمان است و چه شخصی باید آن مشکل را پیگیری کند.
ماژول تیکت ها مسیر بعدی ایجاد تیکت است. با کلیک بر روی گزینه افزودن تیکت صفحه ای باز می شود و اطلاعات کاملی از درخواست مشتری را می توانید یادداشت کنید. در این دو روش لازم است کاربر نرم افزار تیکت ایجاد کند.
روش دیگر از طریق نرم افزار پورتال مشتریان است.
پورتال مشتریان یک نرم افزار مجزا از CRM است که به پنل پیشرفته CRM24 متصل می شود. بعد از ایجاد پروفایل مشتری در نرم افزارCRM24 لینک پورتال برای مشتری ایجاد و در پیام رسان هایی مثل واتساپ و تلگرام یا به صورت sms ارسال خواهد شد و هر مشتری از طریق لینک اختصاصی خود می تواند با تعریف نام کاربری و رمز عبور مشکل یا درخواستی که داشته را در فضای پورتال خود یادداشت کند و برای شما ارسال شود. بعد از ارسال، این درخواست ها در قسمت تیکت های نرم افزار CRM24 قابل پیگیری هستند.
در ویدیو مربوط به پورتال مشتریان آموزش کاملی از این نرم افزار و نحوه ی تنظیمات آن، خدمت شما عزیزان ارائه شده است.
در نهایت با قابلیت وب سرویس و وب فرم ها نیز امکان اتصال ماژول تیکت ها به نرم افزار های مختلف یا سایت شما وجود دارد که اگر مشتری های شما درخواستی را ثبت کردند وارد ماژول تیکت های CRM24 شود. در این روش و پورتال مشتریان امکان ثبت درخواست به صورت مستقیم توسط خود مشتری ها ممکن می شود.
در این ماژول کارهای مختلفی می توانید انجام دهید. می توانید تیکت هارا بر اساس موارد مختلفی دسته بندی کنید و گردش کار ایجاد کنید تا هر دسته به واحد یا فرد مشخصی در کسب و کار شما برای پیگیری منتقل شود.
یا تیکت هایی با الویت بالا برای شما در یک محدوده ی زمانی مشخصی یاداوری شود تا سریع تر رسیدگی شوند.
در صورتی که شما کاربر نرم افزار CRM24 باشید و بخواهید با واحد پشتیبانی CRM24 در ارتباط باشید میتوانید با طی مراحل زیر تیکت خود را ثبت کنید.
در نرم‌افزار CRM (مدیریت ارتباط با مشتری)، فرایند ثبت تیکت معمولاً به صورت زیر است:
1. ورود به سیستم: کاربران با وارد کردن نام کاربری و رمز عبور وارد نرم‌افزار CRM24 می‌شوند.
2. از انتهای لیست منو وارد تنظیمات شوید.
3. بخش مدیریت حساب، تیکت های پشتیبانی را انتخاب کرده و بر روی گزینه ایجاد تیکت کلیک کنید.
4. کاربران تیکت خود را برای بخش یا دپارتمان مربوطه انتخاب کنید تا تیکت به آن واحد ارجاع شود. مانند پشتیبانی فنی، خدمات پس از فروش و غیره.
5. ورود جزئیات تیکت: جزئیات مشکل یا درخواست خود را در فرم تیکت وارد کنید، این ممکن است شامل اطلاعاتی مانند نوع مشکل، توضیحات بیشتر، اولویت و غیره باشد.
6. ثبت تیکت: پس از وارد کردن اطلاعات مورد نیاز، تیکت خود را ثبت کنید تا سیستم یک شماره یا کد یکتا برای آن تیکت ایجاد کند.
7. تأیید و ارسال به دپارتمان مربوطه: نرم‌افزار CRM24 معمولاً این اطلاعات را تأیید کرده و به دپارتمان یا تیم مربوطه ارسال می‌کند تا مشکل یا درخواست مورد بررسی و رسیدگی قرار گیرد.
8. پیگیری و بستن تیکت: پس از رسیدگی به تیکت توسط تیم مربوطه، ممکن است کاربران پیام یا وضعیت به روزرسانی را دریافت کنند و در نهایت تیکت بسته شده و به عنوان حل شده یا رفع شده علامت‌گذاری شود.
نکات مهم در ثبت تیکت
• توضیح دقیق مشکل یا درخواست: مشتریان باید مشکل یا درخواست خود را با دقت و صراحت توضیح دهند تا کارکنان بتوانند به درستی به آن‌ها پاسخ دهند.
• ارسال اطلاعات تماس صحیح: مشتریان باید اطلاعات تماس صحیح خود را در تیکت ثبت کنند تا در صورت نیاز با آن‌ها تماس گرفته شود.
پیگیری و مدیریت تیکت‌ها
روش‌های ارتباطی با مشتریان در CRM
مزایای استفاده از سیستم تیکت در CRM
سیستم تیکت در CRM24 امکان ثبت و پیگیری درخواست‌های مشتریان را به صورت موثر فراهم می‌کند. این امر بهبود رضایت مشتریان را از خدمات شما به دنبال دارد، زیرا مشتریان احساس می‌کنند که نیازهایشان شنیده شده و به درستی پاسخ داده می‌شود.
بهبود رضایت مشتریان
همچنین، از طریق این سیستم، می‌توان بهبودهای لازم را در خدمات ارائه شده اعمال کرد که منجر به افزایش رضایت مشتریان می‌شود. این ارتباط مستقیم با مشتریان نقش مهمی در ارتقای کیفیت خدمات شما دارد.
ارتقای ارتباط با مشتریان
یکی از مزایای اصلی استفاده از سیستم تیکت درCRM24، ارتقای ارتباط با مشتریان است. با این سیستم، شما قادر خواهید بود به درخواست‌های مشتریان به صورت سریع و موثر پاسخ دهید، که این امر به بهبود تجربه مشتریان از محصولات و خدمات شما کمک می‌کند.
ارائه پاسخ سریع به درخواست‌های مشتریان
سیستم تیکت به شما این امکان را می‌دهد تا درخواست‌های مشتریان را بلافاصله شناسایی و به آن‌ها پاسخ دهید. این سرعت عمل می‌تواند در جلب رضایت و اعتماد مشتریان نسبت به شما تأثیرگذار باشد.
ایجاد شفافیت در ارتباطات با مشتریان
همچنین، با استفاده از سیستم تیکت، تمامی ارتباطات و پاسخ‌ها به درخواست‌های مشتریان به صورت مستند ثبت و ذخیره می‌شوند. این امر باعث ایجاد شفافیت در ارتباطات شما با مشتریان می‌شود و به آن‌ها اعتماد بیشتری نسبت به شما می‌دهد.
روش‌های ارتقاء کیفیت مدیریت تیکت
۱. بهینه‌سازی فرآیندها
یکی از اصلی‌ترین راهکارها برای ارتقاء کیفیت مدیریت تیکت، بهینه‌سازی فرآیندهاست. با بررسی و ارتقاء فرآیندهای موجود، میتوانید زمان پاسخگویی به مشتریان را کاهش داده و کیفیت خدمات را افزایش دهید.
۲. آموزش پرسنل
آموزش منظم و مداوم پرسنل در زمینه مدیریت تیکت و استفاده از سیستم‌های مرتبط، ارتقاء کیفیت خدمات را تضمین می‌کند. پرسنل آموزش دیده‌تر، قادرند با موثرترین روش‌ها به درخواست‌ها و مشکلات مشتریان پاسخ دهند.
۳. استفاده از فناوری‌های پیشرفته
استفاده از فناوری‌های مدرن و پیشرفته می‌تواند بهبود قابل توجهی در مدیریت تیکت داشته باشد. از جمله این فناوری‌ها می‌توان به هوش مصنوعی و تجزیه و تحلیل داده‌ها اشاره کرد که به بهبود فرآیندها و ارتقاء کیفیت خدمات کمک می‌کنند.
۴. ایجاد فرهنگ سازمانی مشتری‌مدار
ایجاد یک فرهنگ سازمانی که به مشتریان احترام می‌گذارد و تمرکز خود را بر رضایت آن‌ها قرار می‌دهد، می‌تواند کیفیت مدیریت تیکت را بهبود بخشد. اعضای تیم که به این فرهنگ عمل می‌کنند، بهترین خدمات را به مشتریان ارائه می‌دهند.
