آخرین باری که روز کاریتان را دقیقاً آنطور که برنامه ریزی کرده بودید تمام کردید، کِی بود؟ برای اغلب مدیران و تیمهای فروش، پاسخ به این سوال سکوت است.
چون واقعیت این است که بخش بزرگی از روز کاری نه صرف کارهای مهم، بلکه صرف کارهای فوری میشود: پیگیری ایمیلها، وارد کردن اطلاعات، یادآوری جلسات و دنبال کردن مکالمههایی که نیمهکاره ماندهاند.
مدیریت زمان یکی از آن مفاهیمی است که همه دربارهاش حرف میزنند، اما کمتر کسی واقعاً آن را در دل یک سازمان پیاده میکند.
دورههای آموزشی، اپلیکیشنهای تودولیست و تقویمهای رنگارنگ ابزارهای خوبی هستند، اما هیچکدام به تنهایی مشکل اصلی را حل نمیکنند: اطلاعات پراکنده، فرآیندهای تکراری و نبود یک سیستم یکپارچه که کارها را در جای درست، به وقت درست، به آدم درست نشان بدهد.
اینجاست که CRM وارد میشود، البته نه صرفاً به عنوان یک ابزار مدیریت مشتری، بلکه به عنوان یک موتور واقعی برای مدیریت زمان.
در این مقاله بررسی میکنیم که مدیریت زمان با CRM چگونه کار میکند، چرا تفاوت ایجاد میکند و چه مزایایی برای تیمهای فروش و مدیران کسب و کار به همراه دارد.
آموزش مدیریت زمان با CRM
خیلیها وقتی اسم CRM میآید، اول به مدیریت مشتری فکر میکنند و این اشتباه نیست. اما یکی از کاربردهای عملیتری که کمتر دربارهاش حرف زده میشود، همین مدیریت زمان است. سوال اینجاست که چطور باید از این نرمافزار برای این هدف استفاده کرد؟
- اول: همه کارها و تماسها را در CRM ثبت کنید، نه در ذهنتان
اولین قدم این است که CRM را به تنها منبع اطلاعاتتان تبدیل کنید. هر تماسی که میگیرید، هر جلسهای که دارید و هر پیگیری که باید انجام بدهید و کلا همه چیز را در سیستم ثبت کنید. وقتی ذهنتان خالی از این جزئیات باشد، میتوانید روی کار اصلی تمرکز کنید. - دوم: وظایف را با تاریخ مشخص تعریف کنید
در بخش Task یا وظایف CRM، برای هر مشتری یک کار با تاریخ سررسید مشخص بسازید. مثلاً «پیگیری پیشنهاد قیمت تا پنجشنبه» یا «ارسال قرارداد نهایی تا فردا ساعت ۱۲». این کار باعث میشود هیچ پیگیریای فراموش نشود و به این صورت اولویت بندی روزانهتان خودش شکل بگیرد. - سوم: از یادآورهای خودکار استفاده کنید
بیشتر CRMها امکان تنظیم Reminder یا یادآور خودکار دارند. میتوانید تعیین کنید که اگر یک مشتری ۷ روز است که پیگیری نشده، سیستم به صورت خودکار به شما اطلاع بدهد. دیگر لازم نیست هر صبح دستی بررسی کنید که کدام مشتریها منتظر ماندهاند، سیستم این کار را برایتان انجام میدهد. - چهارم: داشبورد روزانهتان را بسازید
در CRM میتوانید یک داشبورد شخصی بسازید که هر صبح اول وقت به شما نشان بدهد: چند تماس امروز دارید، کدام وظایف باید حتما انجام شوند و کدام فرصتهای فروش نیاز به توجه فوری دارند. این داشبورد جایگزین آن ده دقیقه سردرگمی اول صبح میشود که نمیدانید از کجا شروع کنید. - پنجم: گزارش هفتگی را از CRM بگیرید
در پایان هر هفته، به جای اینکه از ذهنتان بپرسید «این هفته چه کردم؟»، گزارش فعالیتها را از CRM بگیرید. میبینید چند تماس داشتید، چند فرصت پیش رفته و کجاها وقتتان هدر رفته. این تحلیل ساده به شما کمک میکند هفته بعد هوشمندانهتر وقتتان را تقسیم کنید.
نرم افزار CRM وقتی درست استفاده شود، مثل یک دستیار شخصی عمل میکند که همیشه میداند نوبت چه کاری است، چه کسی منتظر است و چه چیزی فراموش شده و این یعنی شما دیگر لازم نیست همه اینها را در ذهن نگه دارید.
مزایای مدیریت زمان با CRM
crm مزایای زیادی برای کسب و کار دارد که مدیریت زمان یکی از آنهاست. از تأثیر نرم افزار CRM برای مدیریت زمان می توان به این موضوع اشاره کرد که نرمافزارهای CRM با جمع آوری اطلاعات مشتریان، ثبت تعاملات و خودکارسازی فرآیندهای فروش و بازاریابی میتوانند به صورت موثری به بهبود مدیریت زمان کمک کنند. برخی از امکانات CRM24 که به مدیریت زمان کمک میکنند عبارتند از:
- خودکارسازی وظایف تکراری: یکی از بزرگترین مزایای مدیریت زمان با نرمافزار CRM، خودکارسازی وظایف تکراری است. این نرمافزارها میتوانند فرآیندهای مختلفی مانند ارسال ایمیلهای پیگیری، یادآوریها و ثبت دادهها را به صورت خودکار انجام دهند. این خودکارسازی نه تنها باعث صرفهجویی در زمان میشود، بلکه احتمال خطاهای انسانی را نیز کاهش میدهد.
- مدیریت پروژه و وظایف: مدیریت زمان با نرمافزار CRM ابزارهایی برای مدیریت پروژه و تقسیم وظایف ارائه میدهند. این امکانات به تیمها کمک میکنند تا وظایف خود را به خوبی سازماندهی کنند، پیشرفت پروژهها را پیگیری کنند و از تأخیرها جلوگیری نمایند. به عنوان مثال، نرمافزارهایی مانند Salesforce و HubSpot قابلیتهای کاملی برای مدیریت وظایف و پروژهها دارند.
- تحلیل و گزارشدهی: مدیران میتوانند گزارشهای دقیقی از عملکرد تیمها و فرآیندها دریافت کنند. این گزارشها به شناسایی نقاط ضعف و قوت کمک میکنند و امکان بهبود مستمر فرآیندها را فراهم میسازند. تحلیل دادهها به مدیران کمک میکند تا تصمیمات بهتری بگیرند و زمان خود را بهینهتر مدیریت کنند.
- یکپارچهسازی با ابزارهای دیگر: نرمافزار CRM24 معمولاً قابلیت یکپارچهسازی با ابزارهای دیگر مانند نرمافزارهای مدیریت وظایف، ابزارهای تقویم و سیستمهای ایمیل را دارد. این یکپارچهسازیها به کاربران کمک میکنند تا به صورت متمرکزتر و کارآمدتر کار کنند و زمان کمتری را صرف جابهجایی بین ابزارهای مختلف نمایند.
- پیگیری و مدیریت تعاملات با مشتریان: نرمافزار CRM24 تمامی تعاملات با مشتریان را ثبت و پیگیری میکنند. این امکان به تیمها کمک میکند تا هیچ اطلاعاتی از مشتریان از دست نرود و به موقع به نیازها و درخواستهای آنها پاسخ داده شود. به این ترتیب، زمان کمتری برای جستجو و بررسی اطلاعات مشتریان صرف میشود.
CRM ابزار صرفهجویی در وقت است، نه فقط مدیریت مشتری!
وقتی از مدیریت زمان با CRM صحبت میکنیم، منظور فقط این نیست که سیستم به شما یادآوری میدهد. منظور یک تغییر بنیادی در نحوه کار تیم است به طوریکه از کار پراکنده و واکنشی به کار متمرکز و استراتژیک میرسید.
همچنین CRM به شما کمک میکند بدانید کجا وقت بگذارید، کارهای تکراری را از دوش تیم بردارید، اطلاعات را در یک جا نگه دارید و تصمیمها را بر اساس داده بگیرید نه حدس. درست است که این موارد جزئی و ساده به نظر میرسند، اما در مجموع به یک چیز منجر میشوند: زمان بیشتر برای کارهایی که واقعاً اهمیت دارند.
اگر تیم شما هنوز روی اکسل و ایمیل کار میکند، شاید وقت آن رسیده که از خودتان بپرسید: این روش چقدر از وقت ما را میگیرد؟ و اگر جواب راضی کننده نبود، CRM همان چیزی است که نیاز دارید.