سفارش فروش - نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری

سفارش فروش در نرم افزار CRM24

سفارش فروش یک سند یا رکورد رسمی است که توسط واحد فروش یک مجموعه صادر می‌شود و نشان‌دهنده تأیید سفارش مشتری برای خرید کالا یا خدمات است. این سفارش می‌تواند به‌صورت خودکار نیز از طریق اتصال وب‌سایت به CRM ثبت و به‌روزرسانی شود. (افزونه ووکامرس)

راهنمای کلی ماژول سفارش فروش:

از مسیر منوی اصلی >> موجودی >>وارد ماژول سفارش فروش شوید.

در صفحه بازشده، چند بخش مختلف قابل مشاهده است:

مشاهده‌ی فهرست کامل سفارش‌های فروش ایجادشده
نمایش اطلاعات به‌صورت کاریز (نمایش گرافیکی)
تگ‌هایی که بر روی سفارش‌های فروش تعریف و استفاده کرده‌اید و امکان جست‌وجو و فیلتر را برای کاربران ساده‌تر می‌سازد
قابلیت ایجاد لیست‌های جدید براساس فیلترهای مختلف

مراحل ایجاد سفارش فروش

برای افزودن یک سفارش فروش، بر روی دکمه “+ ایجاد سفارش فروش” کلیک کنید.

برای مثال فرض کنید در یک شرکت فروش لوازم جانبی لپ‌تاپ، بر اساس تأیید و پرداخت مشتری، می‌بایست یک سفارش فروش برای تهیه لپ‌تاپ سامسونگ ثبت شود. در این حالت، مطابق راهنمای زیر مراحل را طی کنید:

1- بلوک اطلاعات سفارش فروش

موضوع: موضوعی برای سفارش فروش در حال صدور انتخاب کنید. (مثلاً «سفارش فروش لپ‌تاپ»)
تاریخ سفارش: تاریخ ثبت سفارش را تعیین کنید.
وضعیت: سفارش فروش می‌تواند در وضعیت‌های مختلفی مانند «ایجاد شده»، «تأیید شده»، «تحویل داده شده»، «لغو شده» و… قرار گیرد. (به‌عنوان مثال، در ابتدا وضعیت را «ایجاد شده» انتخاب کرده و پس از تحویل کالا، آن را به «تحویل داده شده» تغییر دهید.)
نام فرصت فروش: اگر سفارش در روند یک فرصت فروش ایجاد شده، آن را اضافه نمایید.
نام پیش‌فاکتور: در صورت وجود، پیش‌فاکتور مربوطه را پیوست نمایید.
سفارش خرید: در صورت انجام خریدی مرتبط با این سفارش، آن را انتخاب نمایید.
نام مخاطب: در صورت مرتبط بودن با مشتری حقیقی، مخاطب مورد نظر را از لیست انتخاب کنید.
پورسانت: در صورتی که پورسانتی برای کارشناسان فروش تعریف شده است، در این فیلد وارد نمایید.
نام سازمان: در صورت مربوط بودن به یک سازمان، آن را از لیست سازمان‌ها انتخاب نمایید.
ارجاع به: سفارش به مسئول مربوطه ارجاع داده می‌شود.

2- بلوک اطلاعات فاکتورهای تکراری

در این بخش می‌توانید مشخص نمایید که آیا برای این سفارش، فاکتور دوره‌ای به‌صورت خودکار صادر شود یا خیر.

گزینه تکرار دوره‌ای را فعال کنید تا سایر فیلدها در دسترس قرار گیرند.
در بخش تناوب تکرار، تناوب صدور فاکتور را مشخص کنید: روزانه، هفتگی، ماهانه، فصلی یا سالانه.
(مثال: اگر بازه زمانی بین شروع و پایان یک سال باشد و تناوب تکرار «ماهانه» انتخاب شود، هر ماه یک فاکتور صادر خواهد شد.)
زمان شروع و پایان صدور فاکتور را مشخص نمایید.
مدت‌زمان پرداخت فاکتور صادرشده را تعیین نمایید (۳۰، ۴۵ یا ۶۰ روز).
وضعیت فاکتورهای ایجادشده به‌صورت خودکار را نیز انتخاب کنید. پیشنهاد می‌شود گزینه «به‌صورت اتوماتیک ایجاد شده» را انتخاب نمایید.

3- بلوک اطلاعات آدرس

در این بخش می‌توانید آدرس مقصد برای دریافت کالاهای خریداری‌شده را وارد نمایید.
برای مثال، اگر مجموعه‌ی شما دارای دو موقعیت مکانی شامل «دفتر مرکزی» و «کارخانه» باشد، می‌توانید تعیین کنید کالا به کدام محل ارسال گردد.

4- بلوک اطلاعات آیتم

در این بخش، مشخصات مربوط به کالاها و خدمات (شامل نام، تعداد، قیمت و…) وارد می‌شود. به ترتیب به فیلدهای زیر توجه نمایید:

واحد پولی: انتخاب واحدی مانند ریال، تومان، دلار و… برای محاسبه قیمت‌ها
نوع مالیات: می‌تواند «گروهی» یا «موردی» باشد
نکته: برای مالیات موردی، باید مالیات بر ارزش افزوده برای آن محصول فعال باشد. برای این منظور به ماژول موجودی ← محصولات مراجعه و در بخش ویرایش، گزینه‌ی مالیات را فعال نمایید.
منطقه مالیاتی: در صورت فعالیت در مناطق آزاد یا خارج از کشور، انتخاب منطقه برای محاسبه صحیح مالیات ضروری است.
دفترچه قیمت: برای تعیین قیمت بر اساس دفترچه، از لیست موجود گزینه مورد نظر را انتخاب نمایید (آیکون دفترچه).

با استفاده از دکمه‌های “+ محصول” یا “+ سرویس” می‌توانید رکوردهای مربوط به هرکدام را به لیست فروش اضافه نمایید.

بر روی آیکون “ذره‌بین” کلیک کرده و محصولات/خدمات مورد نظر را انتخاب کنید. در صورت تمایل می‌توانید تعداد و قیمت را نیز تعیین نمایید.

در فیلد مجموع، مجموع قیمت کالاها و خدمات با احتساب مالیات و تخفیف نمایش داده می‌شود.
در فیلد تخفیف کل، امکان اعمال تخفیف کلی روی مجموع وجود دارد.
فیلد عوارض در شرایط خاص سازمانی قابل استفاده است.
در صورت انتخاب مالیات گروهی، مقدار یا درصد مالیات را وارد نمایید.
فیلد مالیات بر عوارض در صورت سیاست خاص شرکت قابل استفاده است.
کسر مالیات: مالیات تکلیفی که پرداخت آن بر عهده پرداخت‌کننده است.
تعدیل/تنظیم: برای ثبت اضافات و کسوراتی که شامل تخفیف یا مالیات نمی‌شوند، مانند هزینه ارسال، هدیه، کش‌بک (Cashback) و موارد مشابه استفاده می‌شود.

5- بلوک اطلاعات حسابداری

تعیین نوع سفارش حسابداری: فروش یا برگشت از فروش
تعیین وضعیت سفارش حسابداری: پیش‌نویس، در انتظار تأیید، تأیید شده، پرداخت شده و…

6- بلوک قوانین و ضوابط

در این فیلد می‌توانید تمامی شرایط و قوانین مربوط به تحویل یا انجام سفارش را درج نمایید.

7- بلوک توضیحات

در این قسمت، می‌توانید توضیحات تکمیلی و جزئیات خاص مربوط به این سفارش را ثبت کنید.

عملیات پس از ثبت سفارش فروش

پس از ثبت سفارش فروش، از طریق آیکون (…) می‌توانید عملیات زیر را انجام دهید:

ایجاد کپی از سفارش برای مشتری جهت تسریع ثبت سفارش‌های مشابه
ایجاد پیش‌فاکتور برای سفارش و ارسال نسخه PDF آن به مشتری
ایجاد فاکتور و ارسال نسخه PDF به مشتری
در صورت نیاز به تهیه کالا از تأمین‌کننده، امکان ایجاد سفارش خرید نیز وجود دارد.

سایر گزینه‌ها

با کلیک روی آیکون سطل زباله، امکان حذف سفارش وجود دارد.
با کلیک روی آیکون مداد، می‌توانید سفارش را ویرایش کنید.
با کلیک روی آیکون ستاره، امکان دنبال‌کردن سفارش برای دریافت اعلان تغییرات فراهم می‌شود.