ایجاد اعلان

ایجاد اعلان در گردش‌کار CRM24      

مقدمه

برای ایجاد هر گردش کار، پس از تکمیل بخش‌های اطلاعات پایه، زمان اجرا و شرایط اجرای گردش کار، نوبت به بخش وظایف گردش کار می‌رسد.

وظایف گردش کار در سیستم، مجموعه‌ای از اقدامات هستند که بر اساس شرایط و قواعد تعریف شده، به‌صورت خودکار انجام می‌شوند. هدف اصلی این وظایف، ساده‌سازی فرآیندها و کاهش نیاز به دخالت دستی است، به‌گونه‌ای که گردش کار دقیقاً مطابق با سناریوهای تعیین‌شده پیش برود.

در CRM24، اعلان‌ها (Notification) ابزاری قدرتمند برای اطلاع‌رسانی خودکار به کاربران هستند. به کمک آن‌ها می‌توانید مطمئن شوید که هیچ فعالیت، تغییر وضعیت یا رویداد مهمی از چشم کاربران پنهان نمی‌ماند. اعلان‌ها معمولاً در گردش‌کارها (Workflow) استفاده می‌شوند تا در زمان وقوع یک شرط خاص، به‌طور خودکار ارسال گردند. 

افزودن وظیفه “ایجاد اعلان”

• در صفحه تعریف گردش‌کار، روی ایجاد وظیفه (Add Task) کلیک کنید.

• گزینه ایجاد اعلان (Create Notification) را انتخاب کنید.

تنظیمات اعلان

در این بخش چند پارامتر مهم را باید مشخص کنید:

1- عنوان وظیفه:

یک عنوان کوتاه و گویا وارد کنید تا هدف اعلان مشخص باشد.
مثال: “ثبت فرصت فروش جدید” یا “سررسید پیگیری مشتری”

2- متعلق به:

• انتخاب کنید که اعلان برای چه کسی ارسال شود:

  • کاربر ایجادکننده رکورد

  • کاربر مسئول رکورد

  • یک کاربر یا گروه خاص

• مثال: اگر فرصت فروش جدید ایجاد شد، اعلان برای مدیر فروش ارسال شود.

3-افزودن فیلد:
در هنگام ایجاد اعلان، می‌توانید از متغیرها در متن یا عنوان استفاده کنید. این قابلیت باعث می‌شود اعلان‌ها به‌صورت پویا و متناسب با هر رکورد ساخته شوند.
برای نمونه:

• درج نام مخاطب در متن اعلان

• نمایش شماره فاکتور در عنوان اعلان

ج) متن اعلان:

• در این قسمت متن اصلی اعلان را وارد کنید.

• می‌توانید از فیلدهای پویا استفاده کنید تا متن به‌طور خودکار با اطلاعات رکورد تکمیل شود.

  • مثال:

مثال کاربردی

فرض کنید می‌خواهید هر زمان که یک فرصت فروش جدید در سیستم ثبت شد، یک اعلان (Notification) برای مدیر فروش یا کارشناس مربوطه ایجاد شود.

مراحل تنظیم در گردش کار:

1. وارد بخش گردش کارها (Workflows) شوید.

2. یک گردش کار جدید برای ماژول فرصت‌های فروش (Opportunities) بسازید.

3. در قسمت شرط اجرا انتخاب کنید:

   • وقتی یک رکورد جدید ایجاد شد.

4. در قسمت اقدام (Action)، گزینه ایجاد اعلان (Create Notification) را انتخاب کنید.

5. تنظیمات اعلان را وارد کنید:

   • عنوان اعلان: “فرصت فروش جدید ایجاد شد.”

   • گیرنده اعلان: مدیر فروش یا مالک رکورد (کاربر ایجادکننده یا فرد مسئول)

   • متن اعلان: می‌توانید از متغیرها استفاده کنید، مثلاً: نام فرصت فروش

1. ذخیره کنید.

از این به بعد، هر زمان فرصت فروش جدیدی در CRM24 ثبت شود، سیستم به‌طور خودکار یک اعلان در حساب کاربری مدیر فروش (یا شخص مشخص‌شده) ایجاد میشود .

اعلان‌های ایجادشده از طریق گردش‌کار یا سایر بخش‌های سیستم، در بخش مرکز پیام  واقع در بالای صفحه، سمت چپ نمایش داده می‌شوند و کاربران می‌توانند به‌راحتی آن‌ها را مشاهده و پیگیری کنند.

مزایای استفاده از اعلان‌ها

• جلوگیری از فراموشی وظایف یا رویدادهای مهم

• بهبود هماهنگی تیمی

• افزایش سرعت واکنش به تغییرات

• سفارشی‌سازی محتوای اعلان متناسب با نیاز سازمان

با این قابلیت، CRM24 به یک دستیار هوشمند تبدیل می‌شود که به‌طور خودکار کاربران را از وظایف و رویدادهای مهم آگاه می‌سازد.