ایجاد رکورد جدید از طریق گردش کار در CRM24

در نرم‌افزار CRM24 این امکان وجود دارد که با استفاده از ایجاد رکورد در گردش کار (Workflow)، برای ماژول‌های مختلف به‌صورت خودکار رکورد جدید ساخته شود.

نکته مهم این است که این قابلیت برای اکثر ماژول‌ها فعال است، اما برای ماژول‌های فاکتورها، پیش‌فاکتورها، سفارشات فروش و سفارشات خرید امکان ایجاد خودکار رکورد وجود ندارد.

به این ترتیب می‌توان با تعریف شرایط مشخص در گردش کار، به محض وقوع یک رویداد (مانند ثبت مشتری جدید، تغییر وضعیت فرصت فروش، یا تکمیل یک فرم)، رکورد موردنظر به‌صورت خودکار ایجاد شود و فرآیندها بدون نیاز به ورود دستی کاربر ادامه پیدا کنند.

مراحل ایجاد رکورد در گردش کار (Workflow) در CRM24

گام 1: انتخاب نوع وظیفه

وارد بخش ایجاد وظیفه در گردش کار شوید.
از میان گزینه‌ها، ایجاد رکورد را انتخاب کنید.

گام 2: نام‌گذاری وظیفه و انتخاب ماژول

در قسمت عنوان وظیفه، یک نام مشخص وارد کنید (مثلاً: ایجاد رکورد جدید).
سپس در بخش ماژول مورد استفاده، ماژولی که می‌خواهید رکورد آن به‌صورت خودکار ایجاد شود را انتخاب کنید.

گام 3: تکمیل فیلدهای اجباری ماژول

پس از انتخاب ماژول، فیلدهای اجباری آن نمایش داده می‌شوند.
حتماً باید برای این فیلدها مقدار تعریف کنید تا رکورد به درستی ذخیره شود.

گام 4: تعریف مقادیر فیلدها

مقدار هر فیلد می‌تواند به دو شکل تعیین شود:

1-متن خام: یک مقدار مشخص که همیشه وارد می‌شود.

2-فیلد : انتخاب یک فیلد از ماژول‌های مرتبط برای پر شدن خودکار.

🔹 مثال: برای پر کردن مقدار «نام فرصت فروش»، می‌توانید در بخش فیلد گزینه‌ی
نام مخاطب: (مخاطبین) نام خانوادگی را انتخاب کنید. در این حالت، نام فرصت فروش به‌طور خودکار با نام خانوادگی مخاطب لینک‌شده جایگزین می‌شود.

گام 5: پر کردن فیلدهای غیراجباری

اگر می‌خواهید علاوه بر فیلدهای اجباری، سایر فیلدهای غیراجباری هم پر شوند:

1-روی گزینه افزودن فیلد کلیک کنید.

2-فیلد مورد نظر را انتخاب کرده و مقدار مناسب برای آن تعیین کنید.

نکته مهم درباره ایجاد رکورد خودکار مرتبط با ماژول دیگر:

برای ایجاد رکورد خودکار در یک ماژول مرتبط با ماژول دیگر، باید رابطه بین این دو ماژول از قبل تعریف شده باشد.
مثال: اگر بخواهید برای هر مخاطب ایجاد شده، به‌صورت خودکار یک رکورد فرصت فروش ساخته شود، باید بین ماژول مخاطب و فرصت فروش یک رابطه از نوع یک به چند (یک مخاطب به چند فرصت فروش) تعریف شده باشد.
توجه داشته باشید که نوع رابطه مهم است: اگر رابطه چند به یک یا چند به چند باشد، امکان ایجاد رکورد خودکار بین این ماژول‌ها وجود نخواهد داشت.