021-91017324
بروزرسانی فیلدهای مرتبط از طریق گردش کار
برای ایجاد هر گردش کار، پس از تکمیل بخشهای اطلاعات پایه، زمان اجرا و شرایط اجرای گردش کار، نوبت به بخش وظایف گردش کار میرسد.
وظایف گردش کار در سیستم، مجموعهای از اقدامات هستند که بر اساس شرایط و قواعد تعریف شده، بهصورت خودکار انجام میشوند. هدف اصلی این وظایف، سادهسازی فرآیندها و کاهش نیاز به دخالت دستی است، بهگونهای که گردش کار دقیقاً مطابق با سناریوهای تعیینشده پیش برود.
یکی از آنها، بروزرسانی فیلدهای مرتبط است.
در «بهروزرسانی فیلدهای مرتبط» هنگامی که یک گردشکار تعریف میکنید، سیستم این امکان را فراهم میآورد که هم فیلدهای رکورد/ماژول جاری و هم فیلدهای رکوردهای مرتبط را بهصورت خودکار بهروزرسانی کنید. بنابراین واژهٔ «مرتبط» به این معنا نیست که تغییرات فقط به رکوردهای مرتبط محدود میشوند؛ بلکه نشان میدهد دامنهٔ تغییرات میتواند از رکورد جاری فراتر رفته و رکوردهای مرتبط را نیز در بر گیرد.
مزایا
- یکپارچگی اطلاعات: تغییرات کلیدی همزمان در رکورد جاری و رکوردهای مرتبط اعمال میشوند.
- خودکارسازی فرایندها و صرفهجویی در زمان: نیازی به ویرایش دستی و تکراری در چندین بخش سیستم نیست.
- کاهش خطای انسانی: قواعد و اصلاحات بهصورت سیستمی اعمال میشوند و احتمال اشتباه کمتر میشود.
نکات مهم
- سطح دسترسی و قوانین اعتبارسنجی: قابلیت بهروزرسانی هر فیلد تابع نقشها، مجوزها و قوانین اعتبارسنجی است.
- ترتیب و تداخل گردشکارها: اگر چند گردشکار ممکن است فیلد یکسانی را تغییر دهند، ترتیب اجرا و شرایط فعالسازی را طوری تنظیم کنید که تداخل یا بازنویسی ناخواسته رخ ندهد.
- وابستگی به پیکربندی روابط: امکان انتخاب و بهروزرسانی رکوردهای مرتبط منوط به تعریف درست روابط بین ماژولها در CRM24 است.
نکته: در بروزرسانی فیلدهای مرتبط باید به نوع رابطه بین ماژولها دقت کنید.
اگر بین دو ماژول رابطهی یک به چند وجود داشته باشد (مثلاً یک «مخاطب» میتواند چند «فرصت فروش» داشته باشد)، بروزرسانی فیلدهای مرتبط فقط در صورتی درست عمل میکند که گردشکار روی ماژولِ چند تعریف شده باشد.
دلیلش این است که اگر گردشکار روی ماژول «یک» (مثلاً «مخاطب») باشد، سیستم نمیتواند تشخیص دهد باید کدام رکورد «چند» (کدام فرصت فروش) را تغییر دهد. ولی اگر گردشکار روی همان ماژول «چند» تعریف شود، ارتباط دقیق مشخص است و بروزرسانی بدون مشکل انجام میشود.
برای ایجاد یک گردش کار بروزرسانی بصورت زیر عمل میکنید:
پس از انتخاب بروز رسانی فیلدهای مرتبط، باید مشخص کنید که چه فیلدی باید بروزرسانی (آپدیت) گردد.
عنوان وظیفه: یک نام دلخواه به این بروزرسانی اختصاص میدهید
افزودن فیلد: به تعداد فیلدهایی که میخواهید بروز رسانی روی آنها انجام شود، روی “افزودن فیلد” کلیک میکنید.
پس از پر کردن عنوان وظیفه، باید فیلدی که نیاز به آپدیت دارد را انتخاب کنیم:
لازم به ذکر است که در هنگام تعریف گردشکار، شما میتوانید هر فیلدی از ماژول اصلی (ماژولی که گردشکار روی آن ساخته میشود) را بروزرسانی کنید. علاوه بر آن، امکان بروزرسانی فیلدهای ماژولهای مرتبط با آن ماژول نیز وجود دارد.
با انتخاب فیلد یا فیلدهای مورد نظر، در قسمت “مقدار” باید مشخص کرد که این فیلد انتخابی با چه مقدار ثابت یا چه فیلد و عبارتی پر شود:
در این قسمت چندین نمونه برای بروزرسانی قرار داده شده که به تفکیک هرکدام را توضیح خواهیم داد:
مثال بر روی ماژول فرصت های فروش میباشد و شرط آن را روی “فرصت فروش ایجاد شد” قرار داده ایم:
نام مخاطب: (مخاطبین) توضیحات :ما میخواهیم به محض اینکه فرصت فروشی ایجاد شد، فیلد توضیحات در رکورد مخاطب همان فرصت فروش، به “فرصت فروش جدید ایجاد شد” تغییر کند.
مرحله فروش: میخواهیم به محض اینکه فرصت فروش جدید ایجاد شد، مرحله آن فرصت فروش به “اعتماد سازی” تغییر کند.
نام سازمان: (سازمان ها) نوع: ما میخواهیم به محض اینکه فرصت فروشی ایجاد شد، فیلد نوع در رکورد سازمان همان فرصت فروش، به “مشتری ” تغییر کند.
در بروزرسانیها میتوان از توابع نیز استفاده کرد. این توابع معمولاً توسط تیم توسعه اضافه میشوند و امکان کدنویسی مستقیم توسط کاربر در این بخش وجود ندارد. هر تابع اختصاصی و برای کار خاصی طراحی و پیادهسازی شده است، بنابراین برای استفاده بهینه از آنها بهتر است با کارشناسان مجموعه در ارتباط باشید.