021-91017324
راهنمای ایجاد گردش کار در نرم افزار CRM24
در هر فرآیندی، فعالیتهای تکراری و پیوستهای وجود دارد که کارکنان بهصورت روزمره انجام میدهند. انجام این فعالیتها به شکل دستی، معمولاً زمانبر، پرهزینه و مستعد خطا است.
برای بهینهسازی این فرآیندها، میتوان آنها را بهصورت ساختیافته، خودکار و سیستمی اجرا کرد. به این ساختار منظم که باعث سرعت، دقت و کنترل بهتر در انجام کارها میشود، گردش کار یا Workflow گفته میشود.
گردش کارها نقش مهمی در افزایش بهرهوری سازمان دارند و در بخشهای مختلف قابل استفاده هستند. در ادامه به برخی از پرکاربردترین آنها اشاره میکنیم:
مثالی از گردشکارهای پرکاربرد در CRM24
- ارسال پیام خوشآمدگویی به مشتریان جدید
پس از اولین خرید، پیام خوشآمدگویی از طریق پیامک یا پیام رسان به صورت خودکار برای مشتری ارسال میشود.
- یادآوری پیگیری مشتریان
سیستم بهصورت ماهانه به کارشناسان فروش یادآوری میکند تا پیگیریهای لازم با مشتریان انجام شود.
- پیگیری خودکار سرنخهای فروش
با ثبت یک سرنخ جدید، سیستم به صورت خودکار به کارشناس فروش یادآوری میکند که پیگیری لازم را انجام دهد.
ایجاد گردش کار
برای ساخت گردش کار ابتدا از مسیر منوی اصلی >> تنظیمات >> اتوماسیون، بر روی >> “گردش کارها” کلیک کنید.
در این صفحه لیستی از گردش کارهای سیستمی و گردش کارهایی که پیش از این ساخته شده است را مشاهده می کنید.
( ترجیحا بدون علت و شناخت کامل، گردش کارهای سیستمی را غیرفعال نکنید زیرا گاها عملکرد سیستم دچار اختلال می گردد.)
برای ایجاد یک گردش کار جدید، بر روی دکمه “گردش کار جدید” کلیک کنید.
در صفحه باز شده چند قسمت به ترتیب زیر وجود دارد:
1) اطلاعات پایه
2) زمان اجرا
3) شرایط اجرا
4) وظایف گردش کار
1) اطلاعات پایه:
در این قسمت شما باید اطلاعات این گردش کار را وارد نمایید که شامل موارد زیر می باشد:
- نام گردش کار: یک نام متناسب با کاری که گردش کار انجام می دهد انتخاب نمایید.
- توضیحات: در صورت نیاز، توضیحی در ارتباط با عملکرد گردش کار وارد نمایید.
- انتخاب ماژول: ماژولی که می خواهید گردش کار بر روی آن فعال شود را انتخاب نماید.
- وضعیت: در صورتی که این گزینه فعال باشد، گردش کار فعال و در غیر این صورت غیر فعال خواهد بود.
2) زمان اجرا:
در این قسمت مشخص می کنید گردش کار در چه زمانی اجرا شود که به سه حالت امکان پذیر است:
ایجادشد – بروزرسانی شد(شامل ایجاد) – دوره زمانی
- ایجاد شد: اگر بخواهید زمانی که یک رکورد برای اولین بار در سیستم ایجاد می شود فعالیت مورد نظر شما به صورت اتوماتیک انجام شود این گزینه انتخاب
می شود.(به طور مثال به محض ایجاد یک مخاطب، پیام خوش آمدگویی برای او ارسال گردد.)
- بروزرسانی شد (شامل ایجاد): اگر بخواهید زمانی که یک رکورد اطلاعاتی ویرایش می شود، فعالیت مورد نظر شما به صورت اتوماتیک انجام شود این گزینه انتخاب می شود. در نظر داشته باشید که این تنظیم شامل مرحله ایجاد رکورد هم خواهد بود.
بخش “تکرار در”
با انتخاب این گزینه می توانید تعیین کنید که سیستم، ویرایش هر یک از
فیلدهای مورد نظر را در دو شرایط زیر در نظر بگیرد:
«اولین زمان محقق شدن شرایط» یا «هر زمانی که شرایط محقق شد»
تفاوت این دو مورد در تعداد دفعات اجرای گردش کار هست. درصورتی که اولین زمان را انتخاب کنید، گردش کار فقط یکبار اجرا می شود.
ولی در هر زمان، هربار که شروط برقرار باشد گردش کار اجرا می شود.
- دوره زمانی: درصورت تنظیم عملکرد گردش کار به صورت دوره زمانی، سیستم به صورت متناوب در هرساعت، روزانه، هفتگی، در تاریخ مشخص، ماهانه و یا سالانه، شرایطی که برای اجرای گردش کار تعریف کرده اید را چک می کند و در صورت برقرار بودن شرایط، گردش کار اجرا می شود.
همچنین می توانید مشخص کنید که رکوردها به صورت عادی انتخاب شوند و یا تصادفی (مثلا روزانه به 100 نفر از مشتریانی که دارای شرایط خاصی هستند ارسال پیام انجام گردد. )
3) شرایط اجرای گردش کار
در این قسمت می توانید شروط مختلفی بر روی تمامی فیلدهای ماژول مقصد، جهت انجام فعالیت اتوماتیک و سیستمی قرار دهید.
دو نوع شرط وجود دارد:
- شرط and :تمام شروط (تمام شرایط باید رعایت شوند): اگر n عدد شرط قرار دهید، سیستم تک به تک شروط را چک کرده و درصورت برقرار بودن تمامی این شروط در نهایت فعالیت مورد نظر انجام می شود.
- شرط or : هر یک از شرایط (حداقل یک شرط برقرار باشد) : اگر n عدد شرط قرار دهید، سیستم تک به تک شروط را چک کرده و درصورت برقرار بودن تنها یکی از این شروط، فعالیت مورد نظر انجام می شود.
4) وظایف گردش کار
پس از طی مراحل قبلی شما باید مشخص کنید که این گردش کار چه وظیفه ای را برای شما انجام دهد. لیست تمامی وظایفی که توسط گردش کار می توانید انجام دهید در زیر آورده شده است.
