آموزش ماژول مدیریت مرخصی و مأموریت در CRM24

ماژول مدیریت مرخصی و مأموریت در نرم‌افزار CRM24 یکی از ابزارهای کاربردی بخش منابع انسانی است که برای ثبت، پیگیری، بررسی و تأیید درخواست‌های مرخصی یا مأموریت کاربران طراحی شده است.
این ماژول به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای مرتبط با حضور و غیاب کارکنان را به‌صورت شفاف، خودکار و قابل ردیابی مدیریت کنند.

ماژول به‌گونه‌ای طراحی شده است که:

• کاربران بتوانند درخواست‌های خود را به‌صورت ساده و سریع ثبت کنند.

• مدیران بتوانند به‌صورت دقیق درخواست‌ها را مشاهده، بررسی، تأیید یا رد نمایند.

• تمامی مراحل از ثبت تا تأیید نهایی به‌صورت خودکار در سیستم ثبت و اعلان مربوطه برای کاربران ارسال شود.

برای دسترسی به ماژول:

1. از طریق منوی اصلی نرم‌افزار وارد بخش پشتیبانی شوید.

2. بر روی گزینه‌ی مدیریت مرخصی و مأموریت کلیک کنید.

1. در این صفحه، لیست تمامی درخواست‌های ثبت‌شده (اعم از مرخصی و مأموریت) را مشاهده خواهید کرد.

در این بخش می‌توانید با استفاده از فیلترها، رکوردها را بر اساس وضعیت (تأیید شده، در انتظار تأیید، رد شده)، تاریخ یا نام کاربر جستجو و مدیریت نمایید.

نحوه ایجاد درخواست جدید

برای ثبت یک درخواست مرخصی یا مأموریت جدید مراحل زیر را انجام دهید:

روی دکمه ➕ ایجاد رکورد جدید کلیک کنید.

در فرم باز شده، اطلاعات زیر را وارد نمایید:

• موضوع: عنوان مختصر و دقیق درخواست (مثلاً “مرخصی روز دوشنبه” یا “مأموریت بازدید مشتری”)
• ارجاع به نوع: انتخاب کنید که درخواست از نوع مرخصی است یا مأموریت
• وضعیت: به‌صورت پیش‌فرض روی “در انتظار تأیید” قرار دارد و پس از تصمیم مدیر تغییر می‌کند
• تاریخ درخواست: زمان ثبت درخواست در سیستم
• تاریخ شروع و پایان: بازه زمانی مورد نظر برای مرخصی یا مأموریت
• تعداد روز، ساعت یا دقیقه: مدت دقیق مرخصی یا مأموریت
• توضیحات: ثبت جزئیات تکمیلی یا دلایل مربوط به درخواست

پس از تکمیل اطلاعات، بر روی گزینه ذخیره کلیک کنید تا درخواست در سیستم ثبت شود.

فرآیند بررسی و تأیید درخواست‌ها

• پس از ثبت درخواست، سیستم به‌صورت خودکار فرآیند تأیید را آغاز می‌کند.

• اگر نوع درخواست مرخصی باشد، رکورد به‌طور خودکار قفل می‌شود و تأییدیه آن برای مدیر سیستم (ادمین) ارسال می‌گردد.

• تأییدیه اولیه به‌صورت پیش‌فرض سیستمی در ماژول تنظیم شده است تا بدون نیاز به تنظیمات اضافی، فرآیند تأیید انجام شود.

با این حال، مدیران یا ادمین سیستم می‌توانند در صورت نیاز:

• تأییدکننده موجود در تأییدیه پیش‌فرض را ویرایش کرده و شخص دیگری را جایگزین کنند.

• تأییدیه‌های جدید تعریف نمایند تا فرآیند بررسی درخواست‌ها با ساختار سازمانی یا گردشکار دلخواه انجام گیرد.

ادمین پس از مشاهده درخواست، می‌تواند یکی از دو گزینه زیر را انتخاب کند:

• تأیید درخواست: ثبت و اعمال مرخصی یا مأموریت در سیستم

• رد درخواست: اعلام عدم تأیید به همراه توضیح دلیل

• پس از تعیین وضعیت نهایی، سیستم به‌صورت خودکار اعلان نتیجه (تأیید یا رد) را برای کاربر مربوطه ارسال می‌کند.

مشاهده و پیگیری درخواست‌ها

در صفحه اصلی ماژول، کاربران و مدیران می‌توانند:

• لیست کامل تمامی رکوردهای ثبت‌شده را مشاهده کنند.

• وضعیت هر درخواست را از طریق رنگ‌بندی مشخص تشخیص دهند:

  •  تأیید شده

  •  در انتظار تأیید

  •  رد شده

با کلیک روی هر رکورد، جزئیات کامل آن شامل تاریخ، نوع، توضیحات، تأییدیه‌ها و سوابق تغییرات را مشاهده نمایند.

گزارش‌گیری و آمار

• ماژول مدیریت مرخصی و مأموریت امکان گزارش‌گیری جامع از درخواست‌های ثبت‌شده را در بازه‌های زمانی مختلف فراهم می‌کند.
  مدیران می‌توانند به‌صورت دقیق مشاهده کنند:

• تعداد مرخصی‌های استفاده‌شده هر کاربر

• مأموریت‌های انجام‌شده در دوره‌های مشخص

• میانگین زمان تأیید درخواست‌ها

• این اطلاعات در قالب جدول یا نمودارهای مدیریتی قابل مشاهده است.

نتیجه‌گیری

• ماژول مدیریت مرخصی و مأموریت در CRM24 یکی از ماژول‌های کلیدی در بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی است.
  با استفاده از این ماژول:

• ثبت و پیگیری درخواست‌ها به‌صورت خودکار و شفاف انجام می‌شود.

• ارتباط بین کارکنان و مدیران به‌صورت دقیق و قابل ردیابی برقرار می‌گردد.

• خطاها و دوباره‌کاری‌های مرتبط با تأییدهای دستی حذف می‌شود.

• CRM24 با این ماژول، به شما کمک می‌کند نظم و هماهنگی بیشتری در فرآیندهای حضور، غیاب و مأموریت‌های سازمانی خود ایجاد کنید.