قوانین به اشتراک گذاری

قوانین به اشتراک‌گذاری در CRM24

قوانین به اشتراک‌گذاری، یکی از ابزارهای کلیدی در مدیریت سطح دسترسی کاربران به داده‌های ثبت‌شده در سیستم است. این قوانین تعیین می‌کنند که چه کسانی امکان مشاهده، ویرایش یا استفاده از اطلاعات موجود در هر ماژول را دارند.

در حالت پیش‌فرض، سطح دسترسی به داده‌ها به صورت عمومی تنظیم شده است. در این حالت، تمامی کاربران می‌توانند به داده‌های ثبت‌شده توسط سایر کاربران نیز دسترسی داشته باشند.

اما در صورت نیاز به حفظ محرمانگی اطلاعات یا محدودسازی دسترسی کاربران، می‌توان قوانین به اشتراک‌گذاری را روی حالت خصوصی تنظیم کرد.

در حالت خصوصی، هر کاربر تنها به موارد زیر دسترسی خواهد داشت:

• اطلاعاتی که خودش ثبت کرده است؛

• اطلاعات ثبت‌شده توسط کاربران زیرمجموعه‌اش، بر اساس ساختار سلسله‌مراتبی نقش‌ها؛

• مواردی که به نام او ارجاع داده شده‌اند (حتی اگر ثبت‌کننده آن نباشد).

علاوه‌بر این، مدیر سیستم می‌تواند قوانین اختصاصی برای اشتراک‌گذاری اطلاعات با نقش‌ها (و زیرمجموعه‌های آن‌ها) یا گروه‌های خاص تعریف کند تا سطوح دسترسی دقیق‌تر و کنترل‌شده‌تری برای کاربران فراهم شود.

نکته مهم:

کاربران دارای دسترسی ادمین، صرف‌نظر از نقش، پروفایل یا قوانین به اشتراک‌گذاری تعریف‌شده، به تمامی داده‌های موجود در سیستم دسترسی کامل خواهند داشت.

مسیر دسترسی:

1. از منوی اصلی، روی گزینه تنظیمات کلیک کنید.
2. در صفحه تنظیمات، بخش مدیریت کاربران را پیدا کرده و وارد شوید.
3. در این بخش، گزینه‌ای با عنوان قوانین به اشتراک‌گذاری (Sharing Rules) را انتخاب کنید.

ویژگی‌های قوانین به اشتراک‌گذاری در CRM24

قوانین به اشتراک‌گذاری (Sharing Rules) این امکان را در اختیار مدیران سیستم قرار می‌دهد تا سطح دسترسی کاربران به اطلاعات ثبت‌شده در ماژول‌های مختلف را به‌صورت دقیق کنترل و پیکربندی کنند. این ابزار برای حفظ امنیت داده‌ها و رعایت سلسله‌مراتب دسترسی در سازمان کاربردی است.

 سطح دسترسی‌ها:

1. خصوصی (Private):
   تنها کاربر ایجادکننده و کاربران زیردست او (بر اساس ساختار نقش‌ها) می‌توانند رکوردهای مربوطه را مشاهده کنند.
   همچنین رکوردهایی که به کاربر «ارجاع داده شده‌اند» نیز قابل مشاهده خواهند بود.

2. عمومی – فقط خواندنی (Public Read Only):
   تمام کاربران می‌توانند تمامی رکوردهای ثبت‌شده را ببینند، اما فقط کاربر ایجادکننده امکان ویرایش یا حذف آن‌ها را دارد.

3. عمومی – خواندن و ایجاد/ویرایش (Public Read, Create/Edit):
   تمامی کاربران مجاز به مشاهده و همچنین ایجاد یا ویرایش رکوردها هستند. اما حذف رکوردها فقط توسط کاربران مجاز (معمولاً ایجادکننده یا مدیر) انجام می‌پذیرد.

4. عمومی – کامل (خواندن، ایجاد/ویرایش و حذف) (Public Read, Create/Edit, Delete):
   همه کاربران می‌توانند تمام اطلاعات ثبت‌شده توسط دیگران را مشاهده، ویرایش و حتی حذف کنند.

نکته:
تعریف دقیق این سطوح دسترسی در هر ماژول به شما این امکان را می‌دهد که به‌صورت هوشمندانه، تعادلی میان شفافیت اطلاعات و محرمانگی داده‌ها برقرار کنید.

راه‌اندازی قوانین به اشتراک‌گذاری سفارشی در CRM24

قوانین به اشتراک‌گذاری سفارشی، ابزاری قدرتمند برای کنترل دقیق سطوح دسترسی میان کاربران با موقعیت‌های مختلف سازمانی است. این نوع قوانین زمانی کاربرد دارد که قصد داشته باشید به کاربران دارای نقش‌های پایین‌تر اجازه مشاهده یا ویرایش اطلاعات ثبت‌شده توسط نقش‌های بالاتر را بدهید، بدون اینکه سطح دسترسی کل سیستم به حالت عمومی تغییر کند.

 تفاوت با قوانین عمومی

اگرچه با تنظیم قوانین اشتراک‌گذاری به حالت عمومی، همه کاربران می‌توانند به داده‌ها دسترسی داشته باشند، اما این روش دسترسی گسترده و غیرمحدود ایجاد می‌کند. در مقابل، قوانین سفارشی امکان می‌دهند تا به‌صورت محدود و هدفمند، اطلاعات با نقش، زیردستان یک نقش، گروه خاص یا کاربر معین به اشتراک گذاشته شود.

مثال کاربردی

در ساختار سلسله‌مراتبی سازمانی، «مدیر فروش» در سطح بالاتری نسبت به «فروشندگان» قرار دارد.
زمانی که دسترسی‌ها به حالت خصوصی تنظیم شده باشد:

• مدیر فروش می‌تواند اطلاعات ثبت‌شده توسط فروشندگان را مشاهده کند.

• اما فروشندگان قادر به مشاهده اطلاعات ثبت‌شده توسط مدیر خود نخواهند بود.

اگر مدیر فروش تمایل داشته باشد برخی اطلاعاتش در دسترس فروشندگان قرار گیرد، می‌تواند به‌جای تنظیم سطح دسترسی عمومی (که کل کاربران را درگیر می‌کند)، از یک قانون سفارشی استفاده کند تا دسترسی تنها به فروشندگان خود داده شود.

مراحل ایجاد قوانین به اشتراک‌گذاری سفارشی در CRM24

مرحله 1: ورود به بخش تنظیم قوانین

• از منوی اصلی نرم‌افزار وارد مسیر زیر شوید:
  تنظیمات >> مدیریت کاربران >>قوانین به اشتراک‌گذاری

در این صفحه، لیست قوانین اشتراک‌گذاری فعلی برای هر ماژول (مانند مشتریان، سرنخ‌ها، محصولات و …) نمایش داده می‌شود.

مرحله 2: انتخاب ماژول

• ابتدا ماژولی که می‌خواهید برای آن قانون سفارشی تنظیم کنید را از لیست انتخاب نمایید .
  برای مثال: ماژول مخاطبین یا محصولات

 توجه: قوانین اشتراک‌گذاری سفارشی برای هر ماژول به‌صورت جداگانه تعریف می‌شوند.

مرحله 3: ایجاد قانون جدید

• روی دکمه «ایجاد قانون» کلیک کنید.
  یک پنجره یا فرم جدید برای تنظیمات قانون باز می‌شود.

مرحله 4: پیکربندی قانون

در این مرحله باید ۳ بخش مهم را تنظیم کنید:

1. داده متعلق به (Data Owned By):
   انتخاب کنید اطلاعات مربوط به کدام نقش یا گروه است.
    معمولاً این نقش‌ها شامل کاربران رده‌بالا هستند (مثل مدیر فروش).

2. قابل مشاهده برای (Shared With):
   مشخص کنید که کدام نقش یا گروه باید به این اطلاعات دسترسی داشته باشند.
    معمولاً کاربران رده‌پایین‌تر (مثل فروشندگان یا مشاوران).

3. سطح دسترسی (Permissions):
   تعیین کنید کاربر گیرنده چه نوع دسترسی داشته باشد:

   • فقط خواندن اطلاعات

   • خواندن و ویرایش اطلاعات

مرحله 5: ذخیره قانون

• پس از تکمیل تنظیمات، روی دکمه «ذخیره» کلیک کنید.

• قانون شما بلافاصله فعال می‌شود و دسترسی‌ها مطابق با آن اعمال خواهند شد.

نتیجه:
با این کار، شما به‌طور دقیق تعیین کرده‌اید که چه کسی به اطلاعات چه کسی، با چه سطح دسترسی، در چه ماژولی دسترسی داشته باشد — بدون نیاز به عمومی کردن کل داده‌ها.