معادل‌سازی تبدیل سرنخ

معادل‌سازی تبدیل سرنخ (Lead Conversion Mapping) در CRM24

مقدمه

در CRM24، زمانی که یک سرنخ (Lead) به مرحله‌ای می‌رسد که آماده تبدیل به مشتری واقعی است، باید اطلاعاتش به ماژول‌های دیگر سیستم منتقل شود. این فرآیند که به آن تبدیل سرنخ گفته می‌شود، معمولاً داده‌ها را به سه ماژول کلیدی منتقل می‌کند:

1. سازمان‌ها (Organizations) – شامل اطلاعات شرکت یا مجموعه‌ای که سرنخ به آن تعلق دارد.
2. مخاطبین (Contacts) – شامل اطلاعات فرد یا افراد مرتبط با آن سازمان (معمولاً تصمیم‌گیرنده یا مسئول خرید).
3. فرصت‌های فروش (Deals) – شامل جزئیات معامله یا پروژه‌ای که احتمال انجام آن وجود دارد.

اما برای این‌که انتقال داده‌ها دقیق، یکپارچه و بدون از دست رفتن اطلاعات انجام شود، لازم است معادل‌سازی فیلدها (Field Mapping) بین ماژول سرنخ و ماژول‌های مقصد انجام شود.

مفهوم معادل‌سازی فیلدها

معادل‌سازی فیلدها یعنی مشخص کنیم که هر فیلد در ماژول سرنخ، هنگام تبدیل به مشتری، در کدام فیلد از ماژول‌های مقصد (سازمان، مخاطب، فرصت فروش) ذخیره شود.

مثال ساده:

• فیلد “نام شرکت“ در سرنخ → به فیلد “نام سازمان“ در ماژول سازمان‌ها منتقل شود.
• فیلد “ایمیل“ در سرنخ → به فیلد “ایمیل “ در ماژول مخاطبین منتقل شود.

اگر این معادل‌سازی را تنظیم نکنیم، ممکن است اطلاعات در زمان تبدیل گم شوند یا در فیلد اشتباه قرار گیرند.

محل تنظیم معادل‌سازی فیلدها

در CRM24، دو مسیر برای دسترسی به بخش معادل‌سازی وجود دارد:

روش اول – از طریق ماژول سرنخ‌ها

1. وارد ماژول سرنخ‌ها شوید.
2. از منوی سفارشی‌سازی، گزینه معادل‌سازی فیلدها را انتخاب کنید.

روش دوم – از طریق تنظیمات سیستم

1. از منوی اصلی CRM24، وارد بخش تنظیمات شوید.
2. به قسمت بازاریابی و فروش بروید.
3. روی گزینه معادل‌سازی تبدیل سرنخ کلیک کنید.

ساختار صفحه معادل‌سازی فیلدها

پس از ورود به بخش معادل‌سازی، جدولی مشابه تصویر زیر مشاهده می‌کنید

1. برچسب فیلد (سرنخ‌ها)
   • نام فیلدی که در ماژول سرنخ‌ها وجود دارد.
   • مثال: «شرکت»، «صنعت»، «ایمیل»، «شهر».
2. نوع فیلد
   • نوع داده‌ای که در این فیلد ذخیره می‌شود.
   • مثال:
     • رشته متنی (Text) → برای متن آزاد
     • فیلد انتخابی (Picklist) → برای مقادیر از پیش تعریف‌شده
     • شماره تماس، ایمیل، آدرس وب‌سایت → فیلدهای ارتباطی خاص
3. معادل‌سازی با ماژول‌های دیگر
   • این بخش به سه دسته تقسیم می‌شود:
     • مخاطبین → اطلاعات شخصی یا فرد تصمیم‌گیرنده
     • سازمان‌ها → اطلاعات شرکتی یا سازمانی
     • فرصت‌های فروش → اطلاعات مربوط به معامله یا پروژه
4. عملیات
   • دکمه‌های ویرایش برای تغییر یا بازتعریف معادل‌سازی

نمونه معادل‌سازی‌های رایج

بر اساس تجربه و تصویر نمونه:

• “شرکت“ در سرنخ → به “نام سازمان“ در سازمان‌ها
• “صنعت“ → به “صنعت“ در سازمان‌ها
• “تلفن“ → به تلفن در هر دو ماژول مخاطبین و سازمان‌ها
• “ایمیل“ → به ایمیل در مخاطبین
• “مرحله“ → به مرحله در فرصت‌های فروش
• “نام” و “نام خانوادگی“ → به فیلدهای نام و نام خانوادگی در مخاطبین

ایجاد معادل‌سازی جدید

علاوه بر ویرایش معادل‌سازی‌های موجود، می‌توانید معادل‌سازی‌های جدید هم ایجاد کنید.
برای این کار:

1. وارد بخش معادل‌سازی تبدیل سرنخ شوید (از مسیر ماژول سرنخ‌ها یا از طریق تنظیمات).

2. روی دکمه ایجاد معادل‌یابی کلیک کنید.

3. در فرم بازشده:

   • فیلد مبدأ را از ماژول سرنخ انتخاب کنید.

   • فیلد مقصد را از یکی از ماژول‌های سازمان‌ها، مخاطبین یا فرصت‌های فروش انتخاب کنید.

   • در صورت لزوم، می‌توانید یک فیلد مبدأ را به چند فیلد مقصد اختصاص دهید.

4. روی ذخیره کلیک کنید تا معادل‌سازی جدید ثبت شود.

نکته: این قابلیت زمانی کاربردی است که شما فیلدهای سفارشی جدیدی در سرنخ یا ماژول‌های مقصد ایجاد کرده باشید و بخواهید آن‌ها هم در فرآیند تبدیل به‌طور خودکار پر شوند.

نکات کلیدی در معادل‌سازی

1. سازگاری نوع فیلد – نوع فیلد مبدأ و مقصد باید یکسان باشد (مثلاً فیلد انتخابی → فیلد انتخابی).
2. ایجاد فیلد مقصد در صورت نبود – اگر در ماژول مقصد فیلد مشابه وجود ندارد، باید ابتدا آن را ایجاد کنید.
3. هم‌پوشانی فیلدها – یک فیلد می‌تواند به بیش از یک ماژول معادل‌سازی شود (مثل تلفن).
4. اثربخشی تغییرات – هر تغییری که اینجا انجام می‌شود روی تمام تبدیل‌های بعدی اعمال خواهد شد.

مراحل عملی تبدیل سرنخ پس از معادل‌سازی

1. وارد ماژول سرنخ‌ها شوید.
2. سرنخ مورد نظر را باز کنید.
3. روی گزینه تبدیل سرنخ کلیک کنید.

1. انتخاب کنید که سرنخ به کدام ماژول‌ها منتقل شود (مخاطب، سازمان، فرصت فروش).
2. سیستم بر اساس معادل‌سازی انجام‌شده، فیلدهای مقصد را پر می‌کند.
3. اطلاعات را مرور کرده و در صورت لزوم ویرایش کنید.
4. روی ذخیره کلیک کنید تا تبدیل انجام شود.

نتیجه نهایی

با انجام درست معادل‌سازی:

• اطلاعات سازمان به ماژول سازمان‌ها منتقل می‌شود.

• اطلاعات شخصی به ماژول مخاطبین می‌رود.

• اطلاعات معامله به ماژول فرصت‌های فروش منتقل می‌شود.

این کار باعث می‌شود:

• داده‌ها به صورت خودکار و دقیق در جای درست ذخیره شوند.

• از دوباره‌کاری جلوگیری شود.

• فرآیند فروش سریع‌تر و شفاف‌تر پیش برود.