پیش فاکتور در نرم افزار CRM24

پیش فاکتور در واقع همان سندی است که فروشنده آن را به دلیل ارزش گذاری بر روی کالا یا خدمات با تمامی توضیحات لازم مانند مدت اعتبار و شرایط فروش به خریدار و … صادر می کند. در پیش فاکتور، اطلاعاتی شامل نام، تعداد کالا، و قیمت آن ثبت می شود. همچنین، در پیش فاکتور ها تاریخی تعیین می شود که با گذشت آن تاریخ ، اعتبار حقوقی پیش فاکتور از بین می رود.

صدور پیش فاکتور

از مسیر منوی اصلی > فروش، بر روی ماژول پیش فاکتورها کلیک کنید.

در صفحه باز شده لیستی از پیش فاکتورهای قبلی که صادر شده اند را می بینید. برای ایجاد یک پیش فاکتور بر روی افزودن پیش فاکتور کلیک کنید.

در صفحه باز شده، به ترتیب زیر بلوک های اطلاعاتی مختلفی وجود دارند که باید آنها را پر کنید.

بلوک اطلاعات پیش فاکتور

1.یک موضوع برای پیش فاکتوری که در حال صدور است انتخاب نمایید. مثلا می توانید نام سازمان یا شماره رکورد یکتای مشتری را در موضوع وارد نمایید.

2.پیش فاکتور می تواند در مراحل مختلفی چون ایجاد شده/تحویل داده شده/بازبینی شده/پذیرفته شده/ رد شده قرار بگیرد. مثلا در زمان ایجاد پیش فاکتور، مرحله انتخابی را بر روی ایجاد شده قرار داده و در مراحل بعدی که تحویل به مشتری انجام شده و.. این مراحل باید ادیت شده و تغییر کنند.

3.تاریخ صدور پیش فاکتور را انتخاب نمایید.

4.اگر پیش فاکتور در حال صدور برای مشتری حقوقی خاصی باشد، می توانید از لیست سازمان ها، ایشان را به پیش فاکتور اضافه نمایید.

5.اگر پیش فاکتور در حال صدور برای مشتری حقیقی خاصی باشد، میتوانید از لیست مخاطبین، ایشان را به پیش فاکتور اضافه نمایید.

6.درصورتی که فرصت فروشی برای مشتری در نرم افزار ایجاد شده است و ایشان درخواست خرید کالایی داده اند، میتوانید در زمان ثبت پیش فاکتور، فرصت فروش مربوطه را ضمیمه کنید.

7.مدیر موجودی کسی که مسئول تحویل کالا به باربری یا مشتری است را انتخاب نمایید.

8.پیش فاکتور به مسئول پیگیری مربوطه ارجاع می گردد.

بلوک اطلاعات آدرس

در این بخش می‌توانید آدرس دریافت‌کننده را وارد کنید. توجه داشته باشید که گاهی دریافت‌کننده یک سازمان است که دو محل متفاوت برای دریافت کالا و دریافت صورتحساب دارد (مثلاً کارخانه و دفتر مرکزی). اگر هر دو مورد در یک محل انجام می‌شوند، می‌توانید اطلاعات را برای هر دو بخش به‌صورت یکسان وارد کنید..

در این بخش آدرس دقیق تحویل صورتحساب را وارد نمایید.
در این بخش آدرس دقیق تحویل کالا را وارد نمایید.

بلوک قوانین و ضوابط

در فیلد قوانین، میتوانید هر گونه شرایطی که برای تایید و پرداخت مشتری باید در پیش فاکتور درج شود را ثبت نمایید.

بلوک اطلاعات آیتم

در این بلوک، اطلاعات محصولات و خدمات شامل نام و تعداد کالا و همچنین قیمت آنها ثبت میشوند. در ادامه به توضیحات هر فیلد دقت نمایید:.

1.واحد پولی مانند ریال/ تومان/دلار و.. که پیش فاکتور شما باید بر اساس آن محاسبه قیمتی شود را انتخاب کنید.

2.درصورتی که شرکت شما در خارج از ایران و یا در مناطق آزاد قرار دارد لازم است منطقه مالیاتی خود را انتخاب نمایید تا مالیات بر روی پیش فاکتور و فاکتور، بر اساس منطقه حضور شرکت شما محاسبه گردد

3.نوع مالیات می تواند گروهی یا موردی باشد.

مالیات گروهی: فرض کنید برای 2 محصول و 1 خدمات پیش فاکتور صادر کرده اید و درنظر دارید بر روی جمع کل قیمت این 3 قلم یک مالیات بر ارزش افزوده گروهی اعمال کنید. بنابراین مالیات را بر روی گروهی قرار دهید و در ادامه یا درصد مالیاتی که باید بر روی جمع کل اضافه شود را وارد نمایید.
مالیات موردی: فرض کنید برای 2 محصول و 1 خدمات پیش فاکتوری صادر کرده اید و درنظر دارید بصورت موردی بر روی بعضی از محصولات مالیات اعمال کنید. بنابراین مالیات را بر روی موردی قرار دهید و در ادامه با بازشدن گزینه مالیات در رکورد هر محصول، درصد مالیاتی که میبایست بر روی آن محصول بخصوص اضافه شود را وارد نمایید.

دفترچه های قیمت : شما با استفاده از دفترچه های قیمت در crm24 می توانید برای هر دسته از مشتریانتان یک دفترچه قیمت مجزا ایجاد نمایید مثل قیمت عمده، خرده و همکاری. و درحین صدور پیش فاکتور نوع دفترچه را انتخاب کنید تا قیمت ها از روی آن دفترچه محاسبه شود.

4. از دکمه +محصول، یک رکورد برای افزودن محصول به لیست فروش و از دکمه +خدمات یک رکورد برای افزودن خدمات به لیست فروش استفاده کنید.

5.در این رکورد، بر روی علامت ذره بین کلیک کرده و از لیست، محصولات/خدمات مورد نظر را انتخاب کنید. در صورت تمایل تعداد و قیمت فروش قابل انتخاب است.

6.در فیلد “مجموع”، قیمت محصولات و خدمات انتخابی با احتساب مالیات و تخفیف نمایش داده می شود.

در فیلد ” تخفیف کل“یک تخفیف کلیبر روی مجموع قیمت محصولات میتوانید اعمال کنید.

8.معمولا عوارضی بر روی پیش فاکتورها صادر نمیشود مگر اینکه شرکت شما سیاست خاصی در این خصوص اتخاذ کرده باشند که این فیلد ” عوارض” برای این منظور برای شما قرار داده شده است.

9.درصورتی که انتخاب کرده اید که بر روی پیش فاکتور، مالیات گروهی اعمال شود، میتوانید در این گزینه درصد یا قیمت مالیات را وارد کنید.

10.معمولا مالیات بر عوارض بر روی پیش فاکتورها صادر نمیشود مگر اینکه شرکت شما سیاست خاصی در این خصوص اتخاذ کرده باشد. این فیلد برای این منظور برای شما قرار داده شده است.

11.کسر مالیات: مالیات کسر شده همان مالیات تکلیفی است که وظیفه پرداخت و کسر آن به عهده افراد پرداخت کننده است.

12.تعدیل/ تنظیم: شما این امکان را خواهید داشت تا مواردی نظیر تخفیف و مالیات را ثبت نمایید. همچنین، در برخی موارد ممکن است اضافات و کسورات شامل تخفیف یا مالیات نباشند. برای مثال: هزینه ارسال، حق سرویس، هدیه، یا کش بک.

به کمک این گزینه، این امکان را خواهید داشت تا مطابق نیاز با انتخاب گزینه افزودن و یا کسر، می توانید هر نوع اضافات یا کسوراتی را به انتخاب خود در نرم افزار اضافه نمایید.

اطلاعات حسابداری

درصورتی که نرم افزار حسابداری خود را به نرم افزار CRM24 متصل کرده باشید در این قسمت اطلاعات حسابداری شامل نوع پیش فاکتور و وضعیت حسابداری مشخص میشود.

بلوک توضیحات

در این فیلد میتوانید توضیحاتی که در برروی پیش فاکتور درج شود را ثبت نمایید.

پس از ذخیره پیش فاکتور شما میتوانید از ایکون (…) خروجی pdf بگیرید .

در این قسمت ابتدا باید مشخص کنید نوع قالب پیش فاکتور شما حقیقی باشد یا حقوقی و بعد از آن میتوانید بصورت word و pdf فایل را ذخیره کنید همچنین از طریق ایمیل و یا پیام رسان ها برای مشتری ارسال کنید.

در رکورد پیش فاکتور ایجاد شده میتوانید اطلاعات این پیش فاکتور رامشاهده نمایید.

ارتباط پیش فاکتورها با رکوردهای دیگر

این نمای کلی ارتباطات بین پیش فاکتورها با ماژول های دیگر را نشان می دهد

شما می توانید اطلاعات زیر را در زبانه سمت راست، دنبال کنید:

بروزرسانی : نمایش تاریخچۀ فعالیت های انجام شده در رکورد پیش فاکتور

یادداشت ها : مشاهدۀ تمامی گفتگوهای رد و بدل شده میان کاربران در رکورد پیش فاکتور

سفارش فروش : در صورتی که این پیش فاکتور برای سفارش فروش صادر شده باشد در این قسمت قابل مشاهده است.

فعالیت ها : در صورتی که فعالیتی جهت یادآوری پیگیری و…. برای این پیش فاکتور تعریف شده باشد در این قسمت قابل مشاهده است .

تاییدیه ها : در صورتی که تاییدیه برروی این پیش فاکتور تعریف شده باشد در این قسمت قابل مشاهده است .