راهکار دورکاری با نرم افزار CRM
راهکار دورکاری با نرم افزار CRM
قبل از شروع جلسات مقصود مشخصی در ذهن داشته باشید. به محض اینکه شما دستور کار را مشخص کنید، تیم‌تان با سرعت بیشتری به کار برمی‌گردد و وقت کمتری اتلاف می‌شود. علاوه بر این وجود یک هدف برای جلسات باعث روشن شدن مسیر پیش‌رو و منظم شدن ذهن می‌گردد.
به برنامه زمانی خود نگاهی بیندازید و وظایفی را شناسایی کنید که بیش از زمان مورد انتظار طول کشیده‌اند. با تعیین محدوده‌ی زمانی (ددلاین) برای این آیتم‌ها، تمرکز بیشتری خواهید داشت. اگر باز هم از محدوده‌ی زمانی خارج شدید، جریان کاری خود را بررسی کنید و کارهایی مثل استراحت‌های خارج از برنامه که باعث اتلاف وقت می‌شوند را حذف نمایید.
اگر هفته را با برنامه شروع کنید، بهتر می‌توانید بر اولویت‌ها تمرکز نمایید. روز پنجشنبه یا جمعه چند دقیقه‌ای وقت بگذارید و برنامه‌ی کل هفته‌ی خود را مشخص نمایید. به تعویق اندازی را با تقسیم اهداف هفتگی به اهداف روزانه شکست دهید؛ حتی می‌توانید فعالیت‌های یک هفته خود را به صورت وظیفه وارد برنامه CRM24 نمایید و با قابلیت تعیین زمان و یادآوری وظایف خود را سرموقع انجام دهید، به خاطر داشته باشید که سطح انرژی و خلاقیت شما در طول هفته دچار نوسان می‌شود. تکالیفی که اولویت کمتری دارند را برای شنبه ها یا سایر اوقاتی بگذارید که انرژی کمتری دارید. تکالیف خلاقانه و دشوار را روزهای دوشنبه و سه شنبه انجام دهید. جلسات را برای چهارشنبه ها بگذارید که انرژی تیم شما رو به افول است. از پنجشنبه ها برای برنامه‌ریزی و شبکه‌سازی استفاده کنید.
گاهی مواقع یک سری کارهای غیرمنتظره در طول روز پیش می‌آید. آن‌ها را در لیستی جداگانه در کنار لیست کارهایی که باید انجام شوند، یادداشت کنید تا در پایان روز اندکی رضایت بیشتر به دست آورید. روز جمعه، دستاوردهای خود در هفته‌ی گذشته را بررسی کنید و به خاطر موفقیت‌هایتان خود را تشویق نمایید. این فرآیند بازبینی در نرم افزار CRM24 قابل پیاده‌سازی است و به تقویت اعتماد به نفس شما کمک میکند .
30 دقیقه‌ی ابتدای روز را صرف ایجاد لیستی از کارهایی کنید که با برنامه‌ی هفتگی شما همخوانی دارند. آیتم‌های لیست را طوری بیان کنید که گویی آن‌ها را انجام داده‌اید. به جای «ثبت گزارش به مدیر پروژه» بنویسید «گزارش به مدیر پروژه ثبت شد.» این ترفند کوچک باعث تقویت انگیزه‌ی شما می‌گردد.
محققین افسانه‌ی چندتکلیفی را رد کرده‌اند. اگر باور دارید که می‌توانید چندین کار را همزمان انجام دهید و کیفیت را حفظ کنید، بهتر است تجدید نظر کنید!
برخی از هنرمندان منتظر الهام می‌مانند. برخی نویسندگان می‌نشینند تا خشکی سرچشمۀ آن‌ها به پایان برسد. افراد تجاری اگر در محیط کاری مناسب نباشند، در تکالیف جدی شرکت نمی‌کنند. با ذهن‌آگاهی مجبور نیستید کار خاصی انجام دهید. متوجه‌ی افکار و احساساتی باشید که در حین کار از یک دیدگاه خارجی بر می‌خیزند. اجازه ندهید اعمال شما را مدیریت کنند.
اگر قرار باشد همه چیز کامل باشد، آیا چیزی به اندازه‌ی کافی خوب خواهد بود؟ احتمالاً نه. شما باید بارها شکست بخورید و از اشتباهات خود درس بگیرید. هر تلاش خود را به عنوان یک آزمایش در نظر بگیرید ، گامی ارزشمند به سوی هدف خویش… صرف نظر از اینکه نتیجه چه باشد.
به جای اینکه درگیر کمال‌گرایی شوید، تصویر کلی را در نظر داشته باشید. بر روی اولویت‌های خویش تمرکز کنید نه جزییات ریز کار. ابتدا مهم‌ترین تکالیف در لیست خود را انجام دهید و انرژی خود را صرف مسائل جزیی نکنید.
مغز انسان می‌تواند هر بار فقط برای 90 دقیقه متمرکز باقی بماند. حداقل هر 90 دقیقه یک بار استراحت کنید تا خستگی بر شما چیره نشود و کارایی شما در طول روز حفظ گردد.
برای همه اتفاق می‌افتد: در صف، اتاق‌های انتظار، ترمینال‌های فرودگاه، ایستگاه‌های قطار و غیره منتظر می‌مانیم. ایمیل‌ها را با موبایل خود جواب دهید، تماس‌های از دست رفته را بررسی کنید، حرکات کششی/ورزشی انجام دهید، ریلکس کنید یا مدیتیشن نمایید. کتابی کوچک با خود ببرید و مطالعه کنید. با موبایل خود به پادکست گوش کنید. اجازه ندهید سفرهای غیرمنتظره شما را غافلگیر کنند.
بهترین راه برای تسریع ارتباط ایمیلی و اتلاف وقت کمتر این است که اینباکس خود را منظم کنید. جیمیل امکانات زیادی را در اختیار شما قرار می‌دهد تا ایمیل‌های دریافتی را مرتب نمایید. حتی با اتصال ایمیل خود به نرم افزار CRM24 ایمیل‌های خود را به صورت خودکار و با یک جریان کاری مشخص ارسال کنید.
دانشمندان دریافته‌اند که کم‌خوابی به منظور انجام کارهای بیشتر منجر به مشکل می‌شود. افراد خسته کارها را بیشتر به تعویق می‌اندازند و راحت‌تر حواسشان پرت می‌شود. بگذارید مغزتان حداقل شبی 8 ساعت بخوابد.
ورزش به شما کمک میکند با عوامل استرس‌زا کنار بیایید. تحقیقات نشان می‌دهد که جلسات کوتاه و شدید ورزش می‌تواند همانند جلسات طولانی مفید باشد. زمانی را برای ورزش‌های کوتاه کنار بگذارید، حداقل یک روز در میان.
دانشمندان دریافته‌اند که کم‌خوابی به منظور انجام کارهای بیشتر منجر به مشکل می‌شود. افراد خسته کارها را بیشتر به تعویق می‌اندازند و راحت‌تر حواسشان پرت می‌شود. بگذارید مغزتان حداقل شبی 8 ساعت بخوابد.
کارایی تقویم بسیار بیشتر از تعیین زمان جلسات است. از تقویم خود برای بررسی موعدها، تعیین زمان کارهای متمرکز و افزودن مکان به رخدادها استفاده نمایید. مسئولیت زمان خویش را به عهده بگیرید. اگر فکر می‌کنید ورودی برنامه‌ریزی شده باعث پیشرفت برنامه‌ی امروز شما نمی‌شود، پس آن را کنسل کنید. استفاده از یک تقویم غیرفیزیکی و در دسترس مانند نرم افزار CRM24بسیار کارآمد است .
از چرخ و فلک زندگی خارج شوید و اندکی از زمان خود را در سکوت سپری کنید و «مغز کاری» خویش را خاموش نمایید. وقتی متوجۀ اثرات مثبت سکوت بر فرآیندهای خلاقانۀ خود بشوید، شگفت‌زده خواهید شد. مدیتیشن به شما کمک میکند دیدی تازه به دست آورید و به بینش‌های جدیدی نسبت به کار خود برسید.
زمان شما ارزشمند است. آن را با افراد و پروژ‌ه‌هایی که با ماموریت‌ها و اهداف شما همخوانی ندارند، تلف نکنید. به جای اینکه دعوت‌ها و پیشنهادها را فوراً قبول کنید، بگویید: «بگذارید برنامه‌هایم را چک کنم سپس به شما خبر می‌دهم.» همین عبارت ساده برای شما زمان می‌خرد تا پیشنهاد را ارزیابی کنید و تصمیم هوشمندانه بگیرید.
سعی کنید کارها را 1 روز مانده به موعد مقرر تمام کنید .
ایمیل‌ها را سریعاً به محض اینکه می‌رسند جواب ندهید. ایمیل‌ها و تماس‌ها را در اوقات بیکاری خود به طور گروهی جواب دهید. هنگام کار بر روی تکالیفی که تمرکز زیادی می‌طلبند، از هرگونه وقفه اجتناب کنید.
عادت‌ها را با ایده‌های مذکور شکل دهید. این تکنیک‌های مدیریت زمان را تمرین کنید و ذهنیت بازدهی را برای خود درونی کنید. برنامه‌ای منطقی تعیین کنید که بتوانید در بلندمدت آن را حفظ کنید (حداقل یک ماه). بعد از مدتی عادت‌های روزانه و ماهانه‌ی شما اتوماتیک خواهند شد.
برنامه بریزید و طبق آن پیش بروید. با پیشبرد این برنامه، به صورت طبیعی عادت‌های قدیمی و بدون بازده خود را ترک می‌کنید.
در مورد تیک خوردن تمام آیتم‌های لیست وسواسی نباشید. بین کار و زندگی تعادل ایجاد بکنید و از کارهای خویش لذت ببرید.ارزشش را ندارد که امروز حجم زیادی از کار را انجام دهید، اما فردا خسته و بدون بازده باشید. با ثبات کار کنید و بهترین حالت خود را حفظ کنید. انجام عجولانۀ تکالیف باعث کاهش کیفیت و ایجاد استرس می‌گردد.
اگر به دنبال بستری مطمئن برای مدیریت زمان هستید و می‌خواهید بدانید زمان شما صرف انجام چه فعالیت‌هایی می‌شود، CRM24 بهترین گزینه است. ثبت زمان و برنامه‌ریزی با این نرم افزار بسیار ساده و مفید می‌باشد.