درحال بارگذاری

راهکار دورکاری با نرم افزار CRM

۲۴ اصل و راهکار CRM24 برای مدیریت زمان و برنامه ریزی

همه‌ی ما می‌خواهیم حداکثر استفاده را از 24 ساعت شبانه‌روز ببریم. با این وجود، برخی افراد در طول روز از بهروری و موفقیت بیشتری برخوردارند، در حالی که به اندازه‌ی باقی افراد زمان دارند ! حال سوال اینجاست، چگونه می‌توانم در مدیریت زمان خویش موفق‌تر باشم؟ مدیریت زمان آگاهانه، که با پیشرفت تکنولوژی با ابزارهای مختلف مدیریتی که در ادامه به آن اشاره میکنیم می‌توان به این مهم رسید، در ادامه با 24  توصیه برای برنامه ریزی و مدیریت زمان آگاهانه می‌توانید برای روز خود برنامه‌ریزی کنید و آن‌ها را اجرایی و مدیریت نمایید تا به موفقیت عظیم دست یابید!

اصول مدیریت زمان 1 : قبل از جلسات، هدف خود را مشخص کنید.

قبل از شروع جلسات مقصود مشخصی در ذهن داشته باشید. به محض اینکه شما دستور کار را مشخص کنید، تیم‌تان با سرعت بیشتری به کار برمی‌گردد و وقت کمتری اتلاف می‌شود. علاوه بر این وجود یک هدف برای جلسات باعث روشن شدن مسیر پیش‌رو و منظم شدن ذهن می‌گردد.

اصول مدیریت زمان2 : مشخص کردن محدوده زمانی برای هر فعالیت

به برنامه زمانی خود نگاهی بیندازید و وظایفی را شناسایی کنید که بیش از زمان مورد انتظار طول کشیده‌اند. با تعیین محدوده‌ی زمانی (ددلاین) برای این آیتم‌ها، تمرکز بیشتری خواهید داشت. اگر باز هم از محدوده‌ی زمانی خارج شدید، جریان کاری خود را بررسی کنید و کارهایی مثل استراحت‌های خارج از برنامه که باعث اتلاف وقت می‌شوند را حذف نمایید.

اصول مدیریت زمان 3 : برنامه‌ی هفته‌ی خود را در اواخر هفته قبل مشخص کنید.

اگر هفته را با برنامه شروع کنید، بهتر می‌توانید بر اولویت‌ها تمرکز نمایید. روز پنجشنبه یا جمعه چند دقیقه‌ای وقت بگذارید و برنامه‌ی کل هفته‌ی خود را مشخص نمایید. به تعویق اندازی را با تقسیم اهداف هفتگی به اهداف روزانه شکست دهید؛ حتی می‌توانید فعالیت‌های یک هفته خود را به صورت وظیفه وارد برنامه CRM24 نمایید و با قابلیت تعیین زمان و یادآوری وظایف خود را سرموقع انجام دهید، به خاطر داشته باشید که سطح انرژی و خلاقیت شما در طول هفته دچار نوسان می‌شود. تکالیفی که اولویت کمتری دارند را برای شنبه ها یا سایر اوقاتی بگذارید که انرژی کمتری دارید. تکالیف خلاقانه و دشوار را روزهای دوشنبه و سه شنبه انجام دهید. جلسات را برای چهارشنبه ها بگذارید که انرژی تیم شما رو به افول است. از پنجشنبه ها برای برنامه‌ریزی و شبکه‌سازی استفاده کنید.

اصول مدیریت زمان 4 : لیست «کارهای انجام شده» را نیز به لیست خود اضافه کنید.

گاهی مواقع یک سری کارهای غیرمنتظره در طول روز پیش می‌آید. آن‌ها را در لیستی جداگانه در کنار لیست کارهایی که باید انجام شوند، یادداشت کنید تا در پایان روز اندکی رضایت بیشتر به دست آورید. روز جمعه، دستاوردهای خود در هفته‌ی گذشته را بررسی کنید و به خاطر موفقیت‌هایتان خود را تشویق نمایید. این فرآیند بازبینی در نرم افزار CRM24 قابل پیاده‌سازی است و به تقویت اعتماد به نفس شما کمک می‌کند .

اصول مدیریت زمان 5 : برنامه‌ی روزانه درست کنید.

30 دقیقه‌ی ابتدای روز را صرف ایجاد لیستی از کارهایی کنید که با برنامه‌ی هفتگی شما همخوانی دارند. آیتم‌های لیست را طوری بیان کنید که گویی آن‌ها را انجام داده‌اید. به جای «ثبت گزارش به مدیر پروژه» بنویسید «گزارش به مدیر پروژه ثبت شد.» این ترفند کوچک باعث تقویت انگیزه‌ی شما می‌گردد.

اصول مدیریت زمان 6 : چند وظیفه رو به طور همزمان انجام ندهید.

محققین افسانه‌ی چندتکلیفی را رد کرده‌اند. اگر باور دارید که می‌توانید چندین کار را همزمان انجام دهید و کیفیت را حفظ کنید، بهتر است تجدید نظر کنید!

اصول مدیریت زمان 7 : منتظر انگیزه و الهام نباشید ، مدیریت زمان را همین الان شروع کنید.

برخی از هنرمندان منتظر الهام می‌مانند. برخی نویسندگان می‌نشینند تا خشکی سرچشمۀ آن‌ها به پایان برسد. افراد تجاری اگر در محیط کاری مناسب نباشند، در تکالیف جدی شرکت نمی‌کنند. با ذهن‌آگاهی مجبور نیستید کار خاصی انجام دهید. متوجه‌ی افکار و احساساتی باشید که در حین کار از یک دیدگاه خارجی بر می‌خیزند. اجازه ندهید اعمال شما را مدیریت کنند.

اصول مدیریت زمان 8 : کمالگرا نباشید.

اگر قرار باشد همه چیز کامل باشد، آیا چیزی به اندازه‌ی کافی خوب خواهد بود؟ احتمالاً نه. شما باید بارها شکست بخورید و از اشتباهات خود درس بگیرید. هر تلاش خود را به عنوان یک آزمایش در نظر بگیرید ، گامی ارزشمند به سوی هدف خویش… صرف نظر از اینکه نتیجه چه باشد.

اصول مدیریت زمان 9 : درگیر جزییات ریز نشوید.

به جای اینکه درگیر کمال‌گرایی شوید، تصویر کلی را در نظر داشته باشید. بر روی اولویت‌های خویش تمرکز کنید نه جزییات ریز کار. ابتدا مهم‌ترین تکالیف در لیست خود را انجام دهید و انرژی خود را صرف مسائل جزیی نکنید.

 

اصول مدیریت زمان 10 : بین تکالیف، زمان برای استراحت بگذارید.

مغز انسان می‌تواند هر بار فقط برای 90 دقیقه متمرکز باقی بماند. حداقل هر 90 دقیقه یک بار استراحت کنید تا خستگی بر شما چیره نشود و کارایی شما در طول روز حفظ گردد.


اصول مدیریت زمان 11 : بهترین استفاده را از اوقات انتظار ببرید.

برای همه اتفاق می‌افتد: در صف، اتاق‌های انتظار، ترمینال‌های فرودگاه، ایستگاه‌های قطار و غیره منتظر می‌مانیم. ایمیل‌ها را با موبایل خود جواب دهید، تماس‌های از دست رفته را بررسی کنید، حرکات کششی/ورزشی انجام دهید، ریلکس کنید یا مدیتیشن نمایید. کتابی کوچک با خود ببرید و مطالعه کنید. با موبایل خود به پادکست گوش کنید. اجازه ندهید سفرهای غیرمنتظره شما را غافلگیر کنند.

اصول مدیریت زمان 12 : ایمیل خود را مرتب کنید

بهترین راه برای تسریع ارتباط ایمیلی و اتلاف وقت کمتر این است که اینباکس خود را منظم کنید. جیمیل امکانات زیادی را در اختیار شما قرار می‌دهد تا ایمیل‌های دریافتی را مرتب نمایید. حتی با اتصال ایمیل خود به نرم افزار CRM24 ایمیل‌های خود را به صورت خودکار و با یک جریان کاری مشخص ارسال کنید.

 

 


اصول مدیریت زمان 13 : به مغزتان ورزش دهید.

دانشمندان دریافته‌اند که کم‌خوابی به منظور انجام کارهای بیشتر منجر به مشکل می‌شود. افراد خسته کارها را بیشتر به تعویق می‌اندازند و راحت‌تر حواسشان پرت می‌شود. بگذارید مغزتان حداقل شبی 8 ساعت بخوابد.

 

اصول مدیریت زمان 14 : ورزش را فراموش نکنید.

ورزش‌ به شما کمک می‌کند با عوامل استرس‌زا کنار بیایید. تحقیقات نشان می‌دهد که جلسات کوتاه و شدید ورزش می‌تواند همانند جلسات طولانی مفید باشد. زمانی را برای ورزش‌های کوتاه کنار بگذارید، حداقل یک روز در میان.

 

اصول مدیریت زمان 15 : خواب کافی داشته باشید.

دانشمندان دریافته‌اند که کم‌خوابی به منظور انجام کارهای بیشتر منجر به مشکل می‌شود. افراد خسته کارها را بیشتر به تعویق می‌اندازند و راحت‌تر حواسشان پرت می‌شود. بگذارید مغزتان حداقل شبی 8 ساعت بخوابد.

 

اصول مدیریت زمان 16 : از تقویم خود برای مدیریت زمان استفاده کنید.

کارایی تقویم بسیار بیشتر از تعیین زمان جلسات است. از تقویم خود برای بررسی موعدها، تعیین زمان کارهای متمرکز و افزودن مکان به رخدادها استفاده نمایید. مسئولیت زمان خویش را به عهده بگیرید. اگر فکر می‌کنید ورودی برنامه‌ریزی شده باعث پیشرفت برنامه‌ی امروز شما نمی‌شود، پس آن را کنسل کنید. استفاده از یک تقویم غیرفیزیکی و در دسترس مانند نرم افزار CRM24بسیار کارآمد است .

 

اصول مدیریت زمان 17 : زمانی برای ریلکس کردن بگذارید.

از چرخ و فلک زندگی خارج شوید و اندکی از زمان خود را در سکوت سپری کنید و «مغز کاری» خویش را خاموش نمایید. وقتی متوجۀ اثرات مثبت سکوت بر فرآیندهای خلاقانۀ خود بشوید، شگفت‌زده خواهید شد. مدیتیشن به شما کمک می‌‌کند دیدی تازه به دست آورید و به بینش‌های جدیدی نسبت به کار خود برسید.

 

اصول مدیریت زمان 18 : نه گفتن را یاد بگیرید.

زمان شما ارزشمند است. آن را با افراد و پروژ‌ه‌هایی که با ماموریت‌ها و اهداف شما همخوانی ندارند، تلف نکنید. به جای اینکه دعوت‌ها و پیشنهادها را فوراً قبول کنید، بگویید: «بگذارید برنامه‌هایم را چک کنم سپس به شما خبر می‌دهم.» همین عبارت ساده برای شما زمان می‌خرد تا پیشنهاد را ارزیابی کنید و تصمیم هوشمندانه بگیرید.

اصول مدیریت زمان 19 : کارها را زود تمام کنید.

سعی کنید کارها را 1 روز مانده به موعد مقرر تمام کنید .

 

اصول مدیریت زمان 20 : هر بار که تلفن زنگ می‌خورد آن را جواب ندهید.

ایمیل‌ها را سریعاً به محض اینکه می‌رسند جواب ندهید. ایمیل‌ها و تماس‌ها را در اوقات بیکاری خود به طور گروهی جواب دهید. هنگام کار بر روی تکالیفی که تمرکز زیادی می‌طلبند، از هرگونه وقفه اجتناب کنید.

 

اصول مدیریت زمان21 : سیستم خود را به عادت تبدیل کنید.

عادت‌ها را با ایده‌های مذکور شکل دهید. این تکنیک‌های مدیریت زمان را تمرین کنید و ذهنیت بازدهی را برای خود درونی کنید. برنامه‌ای منطقی تعیین کنید که بتوانید در بلندمدت آن را حفظ کنید (حداقل یک ماه). بعد از مدتی عادت‌های روزانه و ماهانه‌ی شما اتوماتیک خواهند شد.

 

اصول مدیریت زمان 22 : در همین حین عادت‌های بد را ترک کنید.

برنامه بریزید و طبق آن پیش بروید. با پیشبرد این برنامه، به صورت طبیعی عادت‌های قدیمی و بدون ‌بازده خود را ترک می‌کنید.

 

اصول مدیریت زمان 23 : خوش بگذاریند، فرقی ندارد چه پیش می‌آید.

در مورد تیک خوردن تمام آیتم‌های لیست وسواسی نباشید. بین کار و زندگی تعادل ایجاد بکنید و از کارهای خویش لذت ببرید.ارزشش را ندارد که امروز حجم زیادی از کار را انجام دهید، اما فردا خسته و بدون بازده باشید. با ثبات کار کنید و بهترین حالت خود را حفظ کنید. انجام عجولانۀ تکالیف باعث کاهش کیفیت و ایجاد استرس می‌گردد.


اصول مدیریت زمان 24 : زمان و برنامه‌های خود را در
CRM24 ثبت کنید .

اگر به دنبال بستری مطمئن برای مدیریت زمان هستید و می‌خواهید بدانید زمان شما صرف انجام چه فعالیت‌هایی می‌شود، CRM24 بهترین گزینه است. ثبت زمان و برنامه‌ریزی با این نرم افزار بسیار ساده و مفید می‌باشد.

زمان در دستان شماست

هم اکنون رایگان ثبت نام کنید .

نصب رایگان

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *