گردش کار در نرم افزار
شما به وسیله گردش کار یا ورکفلو (workflow) می‌توانید کارهای سخت و پیچیده که زمان بر و حوصله سر بر است را به کار ساده و بدون زحمت تبدیل کنید که به صورت خودکار انجام شوند. گردش کار یک سیستم اتوماسیون است که با ایجاد یک سری از قوانین و الزامات اجرایی به راحتی می‌توانید کارها را نظم دهد و باعث صرفه‌جویی در زمان خودتان شوید.
مدیریت گردش کار چیست؟
گردش کار یا ورکفلو(workflow) اصطلاحی است که احتمالا زیاد شنیده باشید، به هر کاری که بین انسان و سیستم انجام شود و کار انسان را راحت‌تر کند و به صورت اتوماتیک انجام شود «گردش کار یا ورکفلو» گفته می‌شود.
بدون توجه به این که شما چه کاری را انجام می‌دهید، بعضی از کارها هست که به صورت روتین و روزانه شما انجام می‌دهید. مثلا در کارهای روزانه شما هر روز صبح، بعد از بیدار شدن صبحانه میل می‌کنید. این کار به صورت هر روز و تکراری انجام می‌شود.
شما می‌توانید با گردش کار، وظایفی که تکراری است را به صورت اتوماتیک و سیستمی انجام دهید.
زمانی که شما کار و وظیفه‌ای تکراری را به صورت اتوماتیک انجام دهید، وقت و انرژی زیادی را می‌توانید ذخیره کنید.
برای ایجاد گردش کار کافی تمام کارهای روزانه خود را بنویسید و ببینید کدام از آن‌ها به صورت تکراری انجام می‌دهید. حالا تعداد وظایفی که به صورت تکراری انجام می‌دهید فکر کنید. ببینید چطور با بهترین شکل و بهره‌وری بالا می‌توانید انجام شود. حالا شرایط و وظایف را در سیستم وارد کنید و لذت ببرید.
اگر نمی‌دانید چه کارهایی می‌توانید انجام دهید نگران نباشید در ادامه تعداد مثال می‌زنیم که شما کاملا به روش کار پی ببرید.
مثال‌ها:
- فرض کنید که شما کارشناس فروش هستید و نیاز دارید که لیست از مشتریانی که باید هر روز پیگیری کنید داشته باشید. درست کردن این به صورت روزانه وقت‌گیر و بسیار حوصله سر بر است.
کافی است در سیستم یک گردش کار ایجاد کنید که افرادی که زمان پیگیری آن‌ها امروز است در داشبورد به شما نشان دهد. اینگونه قبل از این که شما وارد سازمان بشوید لیست شما ایجاد شده است.
- فرض کنید می‌خواهید برای مشتری‌هایی که برای اولین بار وارد کسب و کار شما می‌شود پیام خوش آمد گویی ارسال کنید. یا این که هر زمان که از شما خرید می‌کنند پیام تشکر از خرید شما ارسال کنید. یا حتی بخواهید پیام‌هایی را به صورت دوره‌ای برای مشتری ارسال کنید.
بسیار ساده شما می‌توانید با ایجاد یک گردش کار پیام کوتاه مورد نظرتون را ارسال کنید.
امیدوارم این دو مثال کافی باشد در صورت هرگونه سوال درباره ایجاد گردش کار داشتید می‌توانید با ما تماس بگیرید.
مزایای گردش کار (ورکفلو):
به عنوان یک مدیر و یا کارمند وظیفه شناس باید به دنبال این باشید که کارها در سازمان به بهترین نحو انجام شود. به همین منظور باید فرآیندهای کاری که می‌توانید را بهینه کنید و کارهای تکراری که به صورت اتوماتیک می‌تواند انجام دهید را به سیستم بسپارید.
اینگونه بهره‌وری در سازمان شما افزایش پیدا می‌کند و از خطاهای انسانی جلوگیری می‌کنید.
اینگونه موجب افزایش فروش و تولید، شفافیت بیشتر ، مسئولیت پذیری بیشتر در سازمان می‌شوید.
اتوماسیون گردش کار دارای بسیاری از مزایای دیگر از جمله:
- از بین بردن کارهای اضافی
- بهبود بهره وری
- ساده کردن نمایندگی از وظایف
- کاهش زمان پردازش
- دید بیشتر
- پاسخگویی
روش کار با گردش کار در نرم افزار:
شما بعد از این که وظایف تکراری را در سازمانتان مشخص کردید می‌توانید گردش کار آن‌ها را در نرم افزار CRM ایجاد کنید.
شما برای گردش کار نیاز به ورودی و شرایط تحقق دارید. اینگونه می‌توانید خروجی مورد انتظارتان را بگیرید.
شما باید مشخص کنید که اطلاعات که وارد می‌کنید مربوط به چه قسمتی می‌باشد. مثلا برای مثال اول باید مشخص کنید که این اطلاعات را از قسمت فرصت فروش دریافت کند.
در قسمت شرایط شما باید مشخص کنید چه مواردی دارای این شرایط هستند. به عنوان مثال مشخص می‌کنید که فرصت‌های فروشی که امروز روز پیگیری آن‌ها است.
در قسمت بعد مشخص می‌کنید چه زمانی این فرآیند را انجام دهید. گزینه اول زمان ایجاد، گزینه دوم زمان بروزرسانی و گزینه سوم دوره زمانی را به شما نشان می‌دهد.
شما با توجه به نیازی که دارید یکی از آن‌ها را تعیین می‌کنید.
گزینه بعدی مشخص می‌کنید تکرار این گردش کار به چه صورت انجام شود. اولین زمان تحقق یا هر زمانی که شرایط محقق شد این گردش کار فعال بشود.
در آخر هم وظیفه مورد نظر را مشخص می‌کنید. مثلا مشخص می‌کنید که پیام ارسال کند یا ایمیل بدهد یا هر کار دیگری که لازم را انجام دهد.
به همین سادگی می‌توانید در نرم افزار سی ار ام گردش کار ایجاد کنید و از شر کارهای تکراری و حوصله‌سر بر راحت بشوید و از همه مهم‌تر زمان زیادی را صرفه‌جویی کنید.
قابلیت های نرم افزار:
- قابلیت اضافه کردن بینهایت وظیفه هنگام برقراری تمامی‌شروط
- قابلیت بینهایت شرط
- قابلیت ایجاد رویداد در تقویم به عنوان یک وظیفه
- قابلیت به روزرسانی فیلدهای در صورت برقراری تمامی‌شروط
- قابلیت استفاده از گردش کارهای گذشته
- قابلیت ارسال ایمیل، اس ام اس و … در صورت برقراری تمامی‌شروط
- قابلیت یک گردش کار برای تمامی‌بخش‌ها
- قابلیت برزوز رسانی خودکار اطلاعات
- قابلیت ایجاد رکوردهای جدید به صورت خودکار