گانت چارت در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری
گانت چارت در مدیریت پروژه یکی از محبوب‌ترین و مفیدترین ابزارهاست. اگر بخواهیم گانت چارت را خیلی ساده توضیح دهیم، می‌توان گفت گانت چارت ابزاری است که در آن می‌توان خروجی زمان بندی پروژه را به صورت گرافیکی دریافت کنیم. گانت چارت ابزاری بسیار مفید برای برنامه‌ریزی و زمانبندی پروژه است.
سخت است که در دنیای امروز پروژه‌ای را تصور کرد که بدون برنامه‌ریزی کار خود را شروع کند و به نتیجه برسد. از اولین ابزارهایی که برای مدیریت پروژه‌ها مورد توجه قرار گرفت نمودار گانت چارت بود.
تاریخچه گانت چارت:
گانت چارت برای اولین بار در حدود قرن نوزدهم توسط هنری ال گانت آمریكایی تهیه شد. هنری ال گانت با همكاری فردریك تیلور روشی را برای توصیف برنامه ریزی تولید و بارگذاری منابع برای كارخانه ها و كارگاه‌های آموزشی ابداع كردند.
در حقیقت ، “نمودارهای گانت” اول بیشتر به جدول شبیه به نمودارها بودند ، اگرچه گانت چارت یکی از اولین ابزارهای گرافیکی مدیریت پروژه بوده است.
قبل از رایانه ، نمودارهای گانت با عنوان Bar Charts ترسیم می شدند ، اصطلاحی که از آن زمان مترادف با “نمودار گانت” شده است ، و هر زمان که چیزی تغییر می کرد، به بازنگری دستی نیاز داشتند.
با حضور رایانه ایجاد گانت چارت بسیار ساده شد. با ظهور ویندوز و مکیتاش، ایجاد گانت چارت ساده‌تر از قبل شد و کار کردن با آن بسیار ساده شد.
با وجود این که گزارش‌ها و ابزارهای زیادی برای برنامه‌ریزی پروژه درست شده است ولی در حال حاضر بیشتر شرکت‌ها و سازمان‌ها از گانت چارت استفاده می‌کنند. به گونه‌ای که گانت چارت را در قرار داد ذکر می‌کنند و در دادگاه‌ها سندی قابل ارجاء است. در دادگاه‌ها وکلا با ارائه گانت چارت از موکل خود دفاع یا ادعای خسارت می‌کنند.
نحوه استفاده از نمودار گانت:
مفهوم اساسی نمودار گانت این است که مشخص کند که چه کارهایی را می توان به صورت موازی انجام داد و کدام کارها باید به صورت متوالی انجام شود.
اگر این مورد را با منابع پروژه ترکیب کنیم، می توانیم میزان انجام کار ، هزینه (میزان استفاده از هزینه‌ها) و مقیاس زمانی پروژه را بررسی کنیم. با اضافه کردن منابع بیشتر یا کاهش دامنه، مدیر پروژه می تواند تأثیر آن را در تاریخ پایان مشاهده کند.
برای ایجاد یک نمودار، شما باید تمام وظایف فردی را که برای تکمیل پروژه مورد نیاز است را بدانید، تخمین بزنید که هر کار چه مدت طول می کشد و کدام وظایف به دیگران بستگی دارد.
روند جمع آوری این اطلاعات در کنار هم، به یک مدیر کمک می کند تا روی قسمت های اساسی پروژه تمرکز کند و شروع به ایجاد یک بازه زمانی واقعی برای تکمیل پروژه کند.
از آنجا که همه چیز به صورت بصری به تصویر کشیده شده است ، می توانید بلافاصله ببینید چه چیزی باید توسط چه کسی و تیمی و در چه تاریخ انجام شود. اگر پروژه از برنامه از برنامه عقب مانده است، می توانید برای می‌توانید مشاهده کنید و اقدامات ازم جهت برگشتن به برنامه اصلی را انجام دهید.
به طور خلاصه:
- وقتی یک نمودار گانت تنظیم می کنید ، باید به تمام وظایف درگیر در پروژه خود فکر کنید و آنها را به مؤلفه های قابل کنترل تقسیم کنید.
- سپس تصمیم بگیرید که مسئولیت هر وظیفه چه کسی خواهد بود و به تیم واگذار خواهید کرد.
- اولویت بندی و ارتباط بین وظایف را مشخص کنید. در مورد تاریخ اتمام برای هر وظیفه تصمیم بگیرید، و تاریخ پایان کار پروژه را مشخص کنید. نمودار گانت چارت وظایف را به ترتیب اولویت بندی نشان می دهد و وظایف وابسته به هم را به نمایش می گذارد (یعنی نحوه ارتباط یک کار با دیگری).
- منابع خود را تعیین و تخصیص دهید.
- خطرات و مشکلاتی که ممکن است با آنها روبرو شوید را پیش بینی کنید و برای مشکلات احتمالی برنامه اضطراری ایجاد کنید.
چرا از نمودار گانت استفاده می کنید؟
نمودار گانت برای فعالیت های زیر استفاده می شود:
- مشخص کردن چه کسی می خواهد چه کاری را انجام دهد، چه زمانی و چه مدت طول خواهد کشید.
- تخصیص منابع، مشخص کنید هر وظیفه چه چیزی و چه مقدار نیاز دارد.
- اطمینان از این که همه می دانند چه کسی و چه تیمی مسئول چه چیزی است.
- نظارت و گزارش، به شما کمک می کند تا در برنامه‌ریزی که انجام داده‌اید بمانید. جلوی کارهای تکراری و وقت تلف شده را بگیرید.
- بر پروژه نظارت و کنترل داشته‌باشید.
- تصویری شفاف را برای ذینفعان و کارکنان ایجاد کنید.
- نمایش نقاط عطف و رویدادهای کلیدی برای مدیر و کاربرانی که مجوز مشاهده دارند.
قابلیت‌های نرم‌افزار:
- قابلیت مشاهده پروژه به صورت گرافیکی
- قابلیت مشاهده زمانبندی پروژه
- قابلیت برنامه‌ریزی پروژه
- قابلیت مشاهده‌میزان پیشرفت کار
- قابلیت مشخص کردن نوع فعالیت
- قابلیت شروع و پایان یک پروژه
- قابلیت مشخص کردن چه فعالیت‌هایی با چه فعالیت‌هایی همپوشانی دارد.