کارتیمی (teamwork) چیست؟
این یک سوال ارزشمند و پاسخ آن برای کسب‌وکارها بسیار مهم است. برای کارتیمی تعریف‌های مختلفی بیان می‌شود. با یک تعریف ساده و تحت الحفظی شروع می‌کنیم.
“کارتیمی: همکاری بین کسانی که درحال انجام یک کار هستند.”
شما اگر به دنبال ایجاد یک تیم و انجام یک کار گروهی هستید می‌دانید که این تعریف کاملا ساده اندیشانه است. تعریف کامل کارتیمی :
“وقتی گروهی از مردم با قابلیت‌های متفاوت با هماهنگی، به سمت یک هدف مشترک، در یک فضای کاری مثبت کار می‌کنند.”
ما در این مقاله به دنبال این هستیم که کارتیمی چیست و کارتیمی که کمکی به من می‌کند؟ چگونه از نرم افزار CRM برای ایجاد کارتیمی کمک بگیرم؟ ابزارهای دسترسی‌ها، مدیریت ارجاعات، مدیرت تقویم، وظایف و رویدادها، منشن‌ها و … به کارتیمی من چه کمکی می‌کند؟
امیدواریم اطلاعات برای شما مفید باشید. لطفا تا انتها مطالعه فرمایید!!!!
کارتیمی چیست و چرا کارتیمی مهم است؟
تیم‌ها بدون کار تیمی خوب کار نمی کنند! کار تیمی برای موفقیت همه مشاغل مهم هستند. برای این که بتوانید کسب‌وکار موفقی داشته‌باشید باید کارکنان و خود شما بتوانید با دیگران به بهترین شکل کار کنید، به همین دلیل کار تیمی در دنیای حرفه ای بسیار مهم است.
ویژگی‌های اصلی کارتیمی:
- ایجاد ایده جدید: شرکت‌ها برای این که در دنیای پر رقابت امروز به پیروزی دست پیدا کنند باید دارای ایده جدید و تازه باشند. وقتی شما به صورت تیمی کار می‌کنید افراد با دیدگاه‌های متفاوتی در کنار یکدیگر جمع می‌شوند و در حال فعالیت هستند. اینگونه ایده و طرح متفاوتی ایجاد و به اشتراک گذاشته می‌شود. در نتیجه باعث رشد شخصی افراد و موفقیت کسب‌وکارها می‌شود.
- حل مشکلات بزرگ: زمانی که افراد به صورت تیمی کار می‌کنند راحت‌تر از پس مشکلات بر می‌آیند. آن‌ها ایده‌های خودشان را درباره مشکلات و راه حل مناسب را برای مشکل بیان می‌کنند. اینگونه مشکلات با بیشترین خلاقیت حل می‌شود.
- پشیبانی: زمانی که شما به صورت تیمی و سیستمی کار می‌کنید، اگر کسی از کار خودش عقب افتاد یا در زمینه‌ای مهارتی کمی داشته باشد به کمک بقیه همکارهایی که در سازمان وجود دارند رشد پیدا می‌کند و به سطح سازمان می‌رسند. شما کافی است که در سازمان شرایط دوستی را فراهم کنید.
چگونه از نرم افزار CRM برای ایجاد کارتیمی کمک بگیرم؟
در نرم افزار سی ار ام شما می‌توانید با دید سیستمی به کسب و کارتان نگاه کنید. همان طور که می‌دانید کارتیمی اتفاقی نیست و باید ساخته شود. شما با کمک نرم افزار سی ار ام می‌توانید بفمید کدام بخش و نیرو دارای چه توانایی و نقاط ضعف است و شرایطی فراهم کنید که نقاط قوت یک بخش نقاط ضعف بخش دیگر را پوشش دهد. شما می‌توانید گزارش‌هایی را تهیه کنید که برای ایجاد یک تیم‌ورک(team work یا کارتیمی) کمک زیادی به شما می‌کند.
کدام ابزارهای نرم سی ار ام به ایجاد کارتیمی من کمک می‌کند؟
داشبورد: شما زمانی که وارد نرم افزار CRM می‌شوید صفحه‌ای که مشاهده می‌کنید داشبورت است.
این صفحه گزارش‌های آماری و نموداری را در اختیارتان قرار می‌دهد که می‌توانید بیشترین صرفه‌جویی زمانی را برای شما داشته و بین اعضای هماهنگی بیشتری را ایجاد می‌کند.
گزارشات: شما در گزارشات می‌توانید از تمام بخش و افراد سازمان گزارش‌های آماری و نموداری دریافت کنید. برای اطلاعات بیشتر درباره گزارشات کلیک کنید.
دسترسی‌ها: شما می‌توانید چارت سازمانی و نقش‌های مختلف تیمی خود را وارد سیستم کنید. گروه‌ها مختلف را تعیین کنید و برای هر کاربر دسترسی‌هایی که باید داشته باشد را مشخص کنید.
شما می‌توانید برای هر نقش، گروه و کاربر میزان دسترسی را به صورت کلی و جزئی مشخص کنید. همچنین شما می‌توانید قابلیت تعریف، ایجاد، ویرایش را برای هر نقش، گروه و کاربر تعیین کنید. به طور کلی قابلیت تعریف مجوزات برای هر نقش، گروه و کاربر در سازمانتان.
مدیریت کاربران و سطوح دسترسی در نرم افزار CRM24 :
نقش: شما برای این که بتوانید چارت سازمانی خودتان را وارد کنید باید از طریق منو وارد قسمت تنظیمات بشوید و از قسمت مدیریت کاربر گزینه نقش‌ها را انتخاب کنید.
پس از این که وارد قسمت نقش‌ها شدید شما می‌توانید چارت درختی سازمانتان را در آن وارد کنید. برای این که بتوانید برای هر سطح نقش دیگری اضافه کنید کافی است موس را روی گزینه‌ی بالا دستی نقش ببرید.
در کنار نقش یک علامت + نشان داده می‌شود. با کلیک بر روی علامت مثبت یک نقش در سطح زیری آن ایجاد می‌شود و شما می‌توانید برای آن اسم قرار دهید.
مثلا شما می‌خواهید یک مدیر پشتیبانی در سطح مدیر فروش قرار دهید. باید موس را ببرید روی مدیرعامل که بالاتر از این‌ها قرار دارد و روی گزینه مثبت کلیک می‌کنید و اسم نقش را مشخص می‌کنید. بعد از این که اسم نقش را مشخص کردید می‌توانید میزان دسترسی را مشخص کنید. مثلا فقط دسترسی به مشتریانی که خرید کردند را به نقش می‌دهید.
کاربر: شما می‌توانید برای هر کارمندتان یک کاربر ایجاد کنید. اینگونه کارمند شما با نام کاربری و رمز عبور خودش وارد سیستم می‌شود. همچنین میزان دسترسی او مشخص خواهد بود و میزان فعالیت کارمندتان را شما می‌توانید مشاهده کنید.
گروه: شما می‌توانید تعداد کاربری را در یک گروه قرار دهید و تعیین کنید چه اطلاعاتی برای آن‌ها نمایش داده شود. به عنوان مثال فرض کنید آقایان الف، ب و جیم نیروهای فروش شما هستند. شما می‌خواهید بعد از این که سرنخ جدیدی ایجاد شد به این سه نفر ارجاع داده شود.
کافی است یک گروه ایجاد کنید و شرایط و وظیفه‌ای که می‌خواهید برای وی مشخص کنید.
پروفایل: زمانی که سازمان شما خیلی بزرگ باشد تغییر و ویرایش کلی نقش‌ها کار سختی است. به همین منظور شما می‌توانید که یک پروفایل ایجاد کنید و میزان دسترسی را برای آن مشخص کنید. به عنوان مثال شما یک پروفایل برای گروه فروش و بازاریابی ایجاد می‌کنید.
مدیریت ارجاعات: شما می‌توانید برای هر رکورد یا وظیفه کاربر و نقشی را مورد خطاب قرار دهید. مثلا شما می‌توانید مشخص کنید در صورتی که کسی برای اولین بار برای پشتیبانی تماس می‌گیرد چه کسی باید با او تماس بگیرد. یا هنگامی که کارمندی گزارش کار خود را می‌خواهد ارسال کند می‌تواند مشخص کند که به چه کسانی ارجاع داده شود.
این امر کمک می‌کند که ارتباط بهتری بین اعضای تیم ایجاد شود.
تأثیر مدریت کاریز در نرم افزار CRM24 :
شما برای این که بفمید هر فعالیت در کدام مرحله قرار دارد یا این که هر فرد در چه مرحله از کار خود است می‌توانید از کاریز استفاده کنید.
برای اطلاعات بیشتر لطفا کلیک کنید.
تأییده‌ها در انجام کار تیمی در نرم افزار crm24:
در سازمان‌ها خیلی پیش می‌آید که کارشناس برای این که بخواهد کاری را انجام دهد نیاز به مجوز بالادستی (رئیس) خود دارد. اینگونه مدیر یا کارفرما می‌تواند نظارت کاملی بر روی فعالیت کل تیم داشته باشد. زمانی که مدیر می‌تواند کارها و فعالیت‌های خاص را تأیید کند و از دوباره کاری جلوگیری و از دیگر مشکلات احتمالی جلوگیری می‌کند.
به عنوان مثال شما زمانی که برای مشتری فاکتور یا پیش فاکتور ارسال می‌کنید. باید توسط مدیر فروش تأیید شود و پس از تأیید مدیر فروش یک نوتیفیکیشن برای شما می‌آید که می‌توایند فاکتور یا پیش‌فاکنور را برای مشتری ارسال کنید. در صورتی که مدیر فروش تشخیص دهد که قیمت، موجودی انبار و … می‌تواند مشکل ایجاد کند این اجازه را به شما نمی‌دهد اینگونه از مشکلات آینده کم می‌کند.
قابلیت‌های نرم افزار CRM24 :
- قابلیت مشخص کردن تأییده چند مرحله‌ای.
- قابلیت ویرایش برای کاربری که باید تأیید کند.
- قابلیت ارسال نوتیفیکیشن برای اطلاع رسانی و مطلع کردن فرد مورد نظر جهت تأیید یا عدم تأیید.
- قابلیت نظارت بر کسب‌وکارتان هنگامی که خارج از سازمان هستید.
مدیریت تقویم، وظایف و رویدادها در انجام کار تیمی در نزم افزار CRM24 :
شما می‌توانید تمام فعالیت‌ها، رویدادها و وظایفی که دارید را در تقویم وارد کنید. شما می‌توانید مشخص کنید که چه زمانی با چه کسانی جلسه، تماس و … دارید. مشخص کنید چه وظیفه‌ای دارید و… .
شما به وسیله تقویم می‌توانید وظایفی را برای دیگران و دیگران برای شما مشخص کنند. اینگونه همانگی بالایی بین اعضای تیم برقرار می‌شود.
شما قسمتی در تقویم دارید که می‌توانید وظایف امروزتون را ببینید. همچنین می‌توانید وظایف و رویدادها را اولویت‌بندی کنید. مثلا فردا شما 3 قرار ملاقات با شرکت بیمه، شرکت رقیب و تأمین کننده دارید. شما می‌توانید آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. اولویت تأمین کننده بالا، اولویت بیمه را متوسط و اولویت ملاقات با شرکت رقیب را کم تأیین می‌کنید. این موارد را شما می‌توانید در قسمت Tasks مشاهده کنید.
قابلیت‌های نرم افزار CRM24:
- قابلیت مشاهده وظایف و رویدادها به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه
- قابلیت ایجاد وظیفه و رویداد و مشخص کردن اولویت آن‌ها
- قابلیت ایجاد وظیفه و رویداد برای بقیه کارکنان.
- قابلیت ایجاد وظیفه و رویداد توسط افراد سازمان برای شما
- قابیلت یادآوری برای خودتان و دیگران
- قابلیت مشاهده وظایف به صورت اولویت‌بندی شده در قسمت Tasks.
- قابلیت حرکت رویدادها و وظایف به وسیله موس.
- قابلیت گزارش‌گیری از رویدادها و وظایف و ارسال برای رئیس خود.
- قابلیت افزودن فایل با کلیه فرمت‌ها برای تمامی وظایف و رویدادها
نقش منشن‌های نرم افزار CRM24 در کار تیمی (teamwork):
Mention یا منشن، به معنی اشاره کرده است. شما احتمالا از این مورد در اینیستاگرام، تلگرام و دیگر نرم افزارهای شبکه‌های اجتماعی استفاده کرده‌اید یا دیده‌اید. برای استفاده کردن از این افزونه شما باید در ابتدا این علامت @ را تایپ کنید و بدون فاصله اسم فرد مورد نظر را بنویسید.
مثلا برای این که شما همکارتان که فایلی اکبری را دارد در نرم افزار CRM24 بتوانید صدا بزنید کافی است بنویسید: @اکبری. در ادامه شما باید پیغامی که می‌خواهید را بنویسید.
اینگونه یک نوتیفیکیشن برای همکار شما ارسال می‌شود که حاوی پیغام شما است و همکار شما می‌تواند پیغام شما را مطالعه کند و برای شما پاسخ بفرستد.
این قابلیت یکی از کاربردی‌ترین قابلیت‌های است که نرم‌افزارها می‌توانند داشته باشند. چون شما آن را می‌توانید در همه قسمت‌ها نرم‌افزار مورد استفاده قرار بدهید. می‌توانید در یاداشت، تقویم، یادآوری و… مورد استفاده قرار دهید.
از همه مهم‌تر روش مطلع‌شدن فرد مخاطب است. برای فردی که منشن شده یک نوتیفیکیشن ارسال می‌شود که فرد می‌تواند بالای صفحه خود آن را مشاهده کند اینگونه سریع‌ترین ارتباط بین قسمت‌ها مختلف ایجاد می‌شود.
همان‌طور که گفتیم کارتیمی اتفاقی رخ نمی‌دهد بلکه به این بستگی دارد که شما چگونه بین افراد و کارکنانتان ارتباط برقرار می‌کنید. شما می‌توانید از ابزارهایی که در بالا برای شما شرح دادیم و دیگر قسمت‌های نرم افزار CRM24 هماهنگی و یکپارچکی بین اعضای سازمانتان ایجاد کنید و بهره‌وری را به بیشترین حد ممکن برسانید.