مدیریت پروژه در نرم‌افزار ارتباط با مشتری
مدیریت پروژه ها با نرم افزار CRM24 ، بله دقیقا ، شما در نرم‌افزار ارتباط با مشتری CRM24 می‌توانید پروژه‌های خودتان را تعریف کنید، وظیفه هر شخص را مشخص کنید، مراحل مختلف آن را مشخص کنید و بتونید به صورتی کلی، کل پروژه را ببنید و با یک کلیک از جزئیات آن با خبر بشوید.
یعنی واقعا همه نرم‌افزارها را در یک نرم‌افزار شما تهیه کردید؟
بله دقیقا ، ما در تلاشیم برای حال شما تمام فعالیت‌هایی که لازم است را انجام بدیم.
در بیشتر سازمان‌ها تنش بین قسمت فروش و مدیریت پروژه بسیار زیاد شده‌است و حتی شاید شما هم درگیر این موضوع شده باشید. شما به وسیله نرم‌افزار CRM24 می‌توانید به راحتی پروژه‌هایی که دارید را تعریف کنید. هم به صورت کلی و دید سیستمی به پروژه نگاه کنید و هم با یک کلید می‌توانید جزئیات پروژه و … را مشاهده کنید.
نرم‌افزار مدیریت پروژه به مدیران و کسب‌وکارها کمک می‌کند تا ضمن مدیریت منابع و هزینه‌ها، به موقع اهداف را برآورده سازند. ویژگی اصلی مدیریت پروژه شامل ایجاد و محول کردن وظیفه، مدیریت زمان، بودجه‌بندی، برنامه‌ریزی منابع و هزینه‌ها ، همکاری تیمی‌و موارد دیگر است. بعضی از سازمان‌ها نرم‌افزار مدیریت پروژه را به عنوان نرم‌افزار مدیریت کار یا مدیریت نمونه کارها پروژه می‌شناسند.
مدیران و صاحبان کسب‌وکار غالباً از نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده می‌کنند تا به آن‌ها کمک کند بر چندین پروژه و برنامه کاری نظارت و کنترل داشته باشند.
شرکت‌های امروزی با شناسایی جنبه‌های مختلف یک پروژه با استفاده از نرم‌افزار مدیریت زمان و تاریخ تکمیل هر مرحله از پروژه را پیش بینی می‌کنند. این گونه خطرات احتمالی در تأخیر در انجام پروژه را کاهش می‌دهند.
برای مدیریت پروژه شما نیاز به تعداد ویژگی اساسی دارید که ما در زیر به آن‌ها می‌پردازیم.
1.برنامه ریزیستون اول مدیریت پروژه برنامه‌ریزی است. برنامه‌ریزی شامل یافتن، مشخص کردن اعضای تیم با مهارت‌های مورد نیاز و تعیین بودجه است. بعد از جمع‌آوری تیم و مشخص کردن منابع مورد نیاز می‌توانید با استفاده از نرم‌افزار تاریخ اتمام و تخصیص منابع را مشخص کنید.
برنامه‌ریزی تاریخ اتمام بخش‌های مختلف یک پروژه به مدیران این امکان را میدهد تا یک جدول زمانی پروژه و وظایف واگذاری را بسازند. نرم‌افزار به مدیران و اعضای تیم کمک می‌کند تا بتوانند وظایف مختلف و بازه زمانی هر کار را مشخص کنند.
همچنین بتوانند وظایفی و رویدادهایی برای خود و دیگران ایجاد کنند و در قسمت تقویم آن‌ها را مشاهده کنند و در موعد مقرر فرد مورد نظر از کار آگاهی پیدا کند.
همین‌طور اگر کاری در موعد مقرر تمام نشده باشد. با ایجاد ورکفلوهایی (گردش کارهایی) می‌تواند مدیر و مسئول مورد نظر را مطلع کند. شما می‌توانید با قسمت گزارشات، تمام گزارشات مربوط به پروژه را مشخص کنید. مشخص کنید چه هنگام و از چه قسمتی گزارش دریافت کنید. مثلا شما می‌توانید مشخص کنید هر روز صبح گزارش پیشرفت پروژه را در داشبورد خود مشاهده کنید.
کاریز یا کانبان:
ما حتی برای این قسمت ابزار کاریز یا کانبان (kanban) را تهیه کردیم که ابزاری کنترلی است که توسط ژاپنی‌ها تهیه شده و نمای گرافیکی از قسمت‌های مختلف پروژه را برای شما نمایش میدهد. شما به سادگی می‌تواند بر فرایند پروژه کنترل و نظارت داشته باشید.
کاریز به شما این امکان و قابلیت را میدهد تا مراحل و کارها را از طریق فیلدها که کاملا شما می‌توانید شخصی سازی کنید به صورت گرافیکی ببینید. این به کاربر این اجازه را میدهد تا متوجه بشود که پروژه‌های و افراد در چه مرحله‌هایی هستند و روند کار را نظارت و کنترل کنید.
2.مدیریت وظایف
همانطور که می‌دانید بهترین برنامه‌های که برای انجام کاری نوشته می‌شود. در هنگام پیاده سازی آن با مشکلات و اتفاقاتی رو به رو می‌شود، که تغییراتی را در برآوردهای قبلی به وجود می‌آورد. مهم است که نرم‌افزار توانایی و انعطاف پذیری بالایی برخوردار باشد که بتواند تغییرات مورد نیاز را ایجاد کند.
شما باید در نرم‌افزار بتوانید مدیریت زمان، مدیریت وظایف، تنظیمات پروژه، بودجه و برآورد هزینه و تحلیل و گزارش داشته باشید.
مدیریت زمان:
همانطور که از نام آن پیداست ، مدیریت زمان مقدار زمانی را که هر یک از پروژه‌ها برای انجام وظایف خود صرف و پیگیری می‌کند. قسمت مدیریت زمان قابیلت اندازه‌گیری بهره‌وری را دارد.
علاوه بر آن با نرم‌افزار می‌توانید اسناد مربوط به پروژه را با تمامی‌فرمت‌ها بارگزاری کنید و یک پایگاه دانشی را داشته باشید. تا بتوانید اتمام کارها یا پروژه‌ها مشابه را در آینده پیش‌بینی کنید. مدیریت زمان به خصوص در کارهای تیمی‌کمکتان خواهد کرد.
مدیریت وظایف:
مدیریت وظایف به واگذاری مسئولیت‌های مختلف به اعضای مختلف تیم پروژه اشاره دارد. نرم‌افزار این امکان را به شما میدهد که به سرعت مشخص کند چه کسی در چه بخشی از پروژه باید فعالیت کند.
یا چه کسی در کجا در حال فعالیت است و این قالیت به مدیران اجازه میدهد تا تنگناها را بهتر شناسایی کرده و در صورت لزوم بهترین تصمیم را بگیرند و در پی پیشرفت پروژه باشند. همچنین ما ابزار گانت چارت را آماده کردیم که دید کلی را درباره پروژه به شما بدهد.
گانت چارت:
گانت چارت در مدیریت پروژه یکی از محبوب‌ترین و مفیدترین ابزارهاست. اگر بخواهیم کانت چارت را خیلی ساده توضیح دهیم می‌توانیم گفت گانت‌چارت ابزاری است که در آن‌می‌توان خروجی زمان بندی پروژه را به صورت گرافیکی دریافت کنیم. گانت چارت ابزاری بسیار مفید برای برنامه‌ریزی و زمانبندی پروژه است.
تنظیمات پروژه و مجوزها:
همان طور که قبلا گفته شد برنامه‌ریزی پروژه‌ها نیاز به تغییراتی دارند شما می‌توانید که تغییرات مورد نیاز را انجام بدهید. دیگر مسئله که وجود دارد این است که چه کسانی می‌توانند به پروژه و اجازه تغییرات پروژه را دارند. شما در قسمت تنظمات کاربر می‌توانید مجوز‌های هر فرد را مشخص کنید و مشخص کنید به چه مواردی می‌تواند دسترسی داشته باشد.
بودجه و برآورد هزینه:
اگرچه نرم‌افزاری که بودجه پروژه‌ها و بطور کلی کسب‌وکارها را ارائه میدهد. در نسخه‌های مستقل عرضه می‌شود ولی ما امکاناتی را برای شما ایجاد کرده ایم که بتوانید 80 درصد کارهای مورد نیاز را انجام دهید. قسمتی که ما تهیه نکردیم برای بودجه نویسی‌های شرکت‌های بسیار بزرگ است که شرکت‌ها و کسب‌وکار‌های کوچک و متوسط نیازی به آن‌ها ندارند.
قسمت مدیریت بودجه می‌تواند به شما نشان دهد که بودجه کل پروژه چقدر است. می‌تواند تمام اسناد مربوط به بودجه را با تمام فرمت‌هایی که هست به پروژه پیوست کند. حتی یک پایگاه داده ایجاد که بتواند از این اسناد در آینده و پیش بینی بودجه دیگر پروژه‌ها استفاده کند.
تحلیل و گزارش:
تجزیه و تحلیل و گزارش دهی به مدیران پروژه اجازه میدهد تا داده‌ها را به روشی غیر از نمودارهای گانت چارت مشاهده کنند. ابزارهای گزارش‌گیری می‌توانند معیارهای پیرامون بهره‌وری را به روشی بصری ارائه دهند که هضم اطلاعات را آسان تر می‌کند.
این نوع داده‌ها می‌توانند برای ادامه کار پروژه بسیار مهم باشند. اگر یک کار خاص به منابع اضافی نیاز داشته باشد یا یک بخش خاص کندتر از سایرین حرکت کند مشخص است. می‌تواند نقاط ضعف و قوت هر پروژه و کاربر را مشخص کند.
3.همکاری
کار تیمی یکی از مهمترین بخش‌های انجام یک پروژه است. به طور معمول، ایمیل محبوب‌ترین روش برای به اشتراک گذاشتن اسناد بین تیم‌ها است. متأسفانه، این امر اغلب باعث ایجاد ارتباطات اضافی می‌شود زیرا چندین پیام در مورد همان موضوع ارسال می‌شود.
ساختار اساسی ایمیل همچنین پیدا کردن اسناد را دشوار می‌کند.نرم‌افزاری که به اعضای تیم اجازه میدهد اسناد را به اشتراک بگذارند، می‌تواند بهره‌وری را بهبود بخشد و بازده را افزایش دهد.
ما این امکان را ایجاد کرده ایم که کاربرها بتواند اطلاعات خود را بارگذاری کنند. حتی بخش را در اسناد ایجاد کنند که بتوانند به راحتی به مطالبی که نیاز دارند دسترسی داشته باشند و همچنین تاریخچه گفت و گو‌های گذشته را مشاهده کنند.
قابلیت‌های نرم‌افزار:
- قابلیت تعریف پروژه به تفکیک نوع پروژه
- قابلیت ایجاد فایل برای هر کی از پروژه‌ها
- قابلیت ایجاد یادداشت برای هر پروژه
- قابلیت نقاط عطف پروژه‌ها
- قابلیت زمانبندی پروژه‌ها
- قابلیت ثیت اسناد برای هر کدام از پروژه‌ها
- قابیلت کپی برداری از پروژه‌ها برای پروژه‌های دیگر
- قابیلت گانت چارت