مدیریت قرارداد ها در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری چگونه است؟ چه کمکی سیستمی شدن مدیریت قرارداد ها به من می‌کند؟
شما برای هر فرصت فروش یا فاکتور شاید مجبور باشید با مشتری خود قرارداد ببنید. شما نیاز دارید که بتوانید این قراردادها را دسته‌بندی، زمان‌بندی و … کنید شما به راحتی می‌توانید این اقدامات را انجام دهید.
هر شرکت کوچک و بزرگ ، سازمان و کسب‌وکار برای هر معامله‌ای از خرید و فروش و یا دریافت هرگونه خدمات و … با کسب‌وکار‌های دیگر، داخلی و خارجی قرارداد می‌بندند.
معمولا مدیریت قرارداد وقت گیر و سخت است و این به خاطر این است که ممکن است کسب‌وکار، شرکت و سازمان ضرر و زیانی را متحمل بشوند.
موردی دیگری که در سازمان‌ها خیلی مورد توجه است مباحث مالی است که برای آن‌ها نرم‌افزارها و ابزارهای زیادی تهیه شده‌است ولی مهم است که بین سیستم مدیریت قراردادها و ابزارهای مالی ارتباط و هماهنگی وجود داشته باشد.
ما در نرم‌افزار CRM که تهیه کردیم تمام این امکانات را برای شما آماده کرده ایم و شما به سادگی می‌توانید در سازمانتان یکپارچگی داشته‌باشید.
ابزار مدیریت‌های قراردادها:
ابزار مدیریت قراردادها، مجموعه است از امکانات که برای پشتیبانی از مدیریت قرارداد، مدیریت چرخه عمر قراردادها و مدیریت در مورد پیمانکار در پروژه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
بیشتر شرکت‌ها و سازمان‌ها از نرم‌افزار‌های مدیریت قرار دادها استفاده می‌کنند و این سیستم را به مدیریت دستی و کاغذی قراردادها ترجیح داده‌اند و این ابزار برای آن‌ها تبدیل به ابزار اساسی برای پیگیری قراردادها و فعالیت‌هایی که است که پیامدهای بد و زیان رسان به شرکت را دارد.
ویژگی های سیستم مدیریت قراردادها:
اطمینان از انطباق، نظارت بر ریسک، اجرای گزارش‌ها، تمرکز اسناد معاملات، ضبط داده‌ها و اسناد مرتبط و ارسال هشدارهای کلیدی برای قراردادها و … امکاناتی که ابزار مدیریت قرار دادها در اختیار شما قرار می‌دهد.
چه یک کمد تشکیل پرونده قدیمی‌مدرسه باشد و چه یک نرم‌افزاری مدیریت موثر قرارداد شما را ملزم می‌کند که کلیه قراردادهای خود را در یک مکان واحد و متمرکز ذخیره کنید. انجام این کار به همه افراد درگیر در مدیریت قرارداد کمک می‌کند تا چگونه و در کجا اسناد مورد نیاز خود را در هر مرحله از روند پیدا کنند.
ذخیره قراردادها در یک مکان متمرکز باعث می‌شود روند جستجو به طرز چشمگیری آسان‌تر شود و موجب صرفه جویی در تلاش‌های برای پیدا کردن اسناد شود. دیگر نیازی به اتلاف وقت برای تلاش برای پیگیری قرارداد یا پیدا کردن بخشی یا نسخه خاص یک توافق نیست.
شما در نرم‌افزار به راحتی می‌توانید تمامی‌اسناد مورد نیاز خود را بارگذاری کنید، دسته‌بندی کنید، گزارش‌های لازم را بگیرید و هر موقع و هر کجا که لازم دارید به قراردادها دسترسی داشته‌باشید و زمان پشتیبانی از خدمات خود را مدیریت کنید.
اسناد مهم و قراردادها ممکن است روزها یا هفته‌ها روی میز شخصی در سازمان بماند در حالی که شما منتظر جلو رفتن قرارداد و امضای آن هستید، بدون اینکه بدانید این قرارداد در کجا قرار دارد یا چرا اینقدر طول می‌کشد تا به جلو بروید و این تأخیر موجب می‌شود روند امضای قرارداد در تنگنای غیرمنتظره ای قرار گیرد.
فرآیند مدیریت قراردادها:
داشتن یک فرآیند مؤثر در مدیریت قرارداد به این معناست که شما بهترین و کارآمدترین راه‌ها برای امضای قراردادها را شناسایی و اجرا کرده‌اید. شما با سیستمی‌کردن فرایند قراردادهای خود و مشخص کردن که چه راهی بهترین عمل کرد را دارد و از چه راهی می‌توانید سریع‌تر به یک قرارداد برسید.
زمان کمتری را برای هر قرارداد گذاشته‌اید تمام احتمالات که به شما ضرر و زیان می‌رساند را از بین برده‌اید و خطاهای انسانی را به حداقل رسانده‌اید و در انتها می‌توانید لذت بیشتری را ببرید.
با رشد و ترقی کسب و کارتان و رسیدن کسب و کارتان به حد قابل قبولی، داشتن سیستم و ابزار مدیریت قرار دادها یک ضرورت برای شما خواهد بود. به هیچ وجه نمی‌توانید پیگیری‌های مربوط به قراردادها را انجام دهید و ممکن است به خاطر مشغله‌های کاری که دارید بعضی از آن‌ها را فراموش کنید و موجب از دست دادن اعتبار شما شود که در این مدت بدست آوردید.
همچنین ضرر و جریمه‌های مالی را برای شما به همراه داشته باشد. شما با داشتن سیستم مدیریت قراردادها به نقطه عطفی در سازمان خودتان دست پیدا می‌کنید و هیچ قراردادی را از دست نمی‌دهید.
قابلیت‌های نرم‌افزار:
- قابلیت ذخیره قراردادهای استاندارد شرکت.
- قابلیت ترسیم یک سیستم مدیریت گردش کار اصلی برای تسهیل و مدیریت و اجرای قراردادهای جدید.
- قابلیت انعطاف پذیری.
- قابلیت تقویم‌هایی که شامل نقاط است که شما باید مشتری و یا پیمانکارتان را ملاقات کند.
- قابلیت ایجاد لیست‌ها برای مدیریت اطلاعات و فعالیت‌ها در چرخه عمر قرارداد.
- قابلیت نظارت بر انطباق.
- قابلیت هشدارها برای نشان دادن زمان قرار ملاقات، پرداخت مالی و … .
- قابلیت ایجاد برنامه‌های و وظایف که در قرارداد مشخص شده و پیگیری آن‌ها
- قابلیت داشتن قیمت و بودجه برای هر خط تولید و فروشنده.
- قابلیت درج اسناد یا تمامی‌فرمت‌ها
- قابلیت مدیریت رویداد برای هرگونه مشکل.
- قابلیت مدیریت قراردادهای تکراری و ایجاد ورکفلو(گردش کار) برای آن‌ها