کاربرد مدیریت اسناد چیست؟ مدیریت اسناد چه فایده برای کسب و کار دارد؟
شما به سادگی می‌توانید برای هر مخاطب، سازمان، تأمین کنندگان، پروژه و … سند ایجاد کنید و به سندهای ایجاد شده با تمام فرمت‌ها فایل پیوست کنید؛ همچنین در صورتی که یک فایل را باید در بسیار از موارد مورد استفاده قرار دهید یک بار آپلود کنید و برای دفعات بعد فقط و فقط با یک کلیک آن را برای مخاطب، سازمان و … اضافه کنید.
هر شرکت برای حفظ مشتری فعلی و به دست آوردن مشتری دائما در حال جنگ و درگیری است. برای این که بتواند در این درگیری‌ها به پیروزی دست پیدا کند باید بتواند اطلاعات مشتری را با هر فرمت و شکلی که ذخیره کند. این اطلاعات در آینده به کمک شرکت می‌آید و موجب می‌شود که مشتری جدیدی جذب کنند و یا مشتری فعلی را حفظ کنند.
حفظ و جذب مشتری نیازمند ارائه بهترین خدمان به مشتری است. ارائه خدمات برتر نتیجه تکنولوژی است. به همین منظور شرکت‌های نرم افزار سی ار ام مشغول به کار شدند و راه حل‌هایی که بیشترین و بهترین خدمات را برای مشتری به همراه داشته باشد تهیه می‌کنند.
به همین منظور اولین قدم برای حفظ و جذب مشتری جدید شناخت مناسب نسبت به مشتری است. ما شرایطی را فرهم کردیم که شما علاوه بر وارد کردن اطلاعات کلی مثل اسم، فامیل، شهر، شبکه‌های مجازی ، سایت و … بتوانید انواع فایل‌ها و فرمت‌ها را به مخاطب، سازمان، پروژه و … پیوست کنید که اطلاعاتی را از دست ندهید.
نیاز ضروری به مدیریت اسناد
اگر شما دارای تعداد زیادی از اسناد هستید که برای هر خرید و مشتری ثبت کردید و داخل یک کشو قرار دادید، همچنین هر بار که می‌خواهید یکی از اسناد را پیدا کنید باید مدت زمان زیادی را برای پیدا کردن آن‌ها صرف کنید ما برای شما یک راه‌حل داریم.
شما می‌توانید برای هر مشتری و تأمین‌کننده خود اسناد با هر فرمت بارگزاری کنید. همچنین شما می‌توانید اسنادی که در دراپ باکس و گوگل درایو دارید در نرم افزار CRM باگذاری کنید. شما می‌توانید نرم افزار را به دراپ باکس و گوگل درایو متصل کنید و به صورت یکپارچه از آن‌ها استفاده کنید.
همیشه در کسب‌وکارها اسنادی وجود دارد که مربوط به جای خاصی نیست ولی از اهمیت بالایی برخوردار است. معمولا در شرکت‌ها این اسناد به سرعت از بین می‌رود یا گم می‌شود. ما برای این هم پاسخی داریم، شما می‌توانید پوشه‌بندی اسناد داشته باشید که بتوانید اسنادی که دارای اهمیت است را در جای مخصوصی نگهداری کنید.
شما می‌توانید از مدیریت اسناد و پوشه‌بندی و دسته‌بندی که انجام دادید برای هر مخاطب، سازمان، پروژه و … استفاده کنید. اینگونه سرعت وارد کردن اطلاعت بسیار سریع خواهد شد.
با وجود مدیریت اسناد شما دیگر نگرانی درباره از دست دادن اطلاعات نیستید و هر موقع خواستید به اسناد دسترسی داشته‌باشید.
برخی از امکانات دیگر :
- قابلیت آپلود تمامی‌اسناد با تمامی‌فرمت‌های
- قابلیت دسته‌بندی اسناد
- قابلیت آپلود یک سند و استفاده در قسمت‌های مختلف
- قابلیت ارجاع سندها برای هر مخاطب، سازمان و …